[Avril 2020]
Qu’est-ce que c’est ?
Le cahier des charges (ou dossier de consultation) est un document contractuel (qui ne constitue pas à lui seul le contrat commercial) rédigé par vos soins qui reprend toutes les spécificités d’un service, d’un produit… pour lequel vous avez besoin d’une aide extérieure (graphiste, vidéaste, webmaster, rédacteur...). Il sert à choisir un prestataire et permettra de gérer votre relation avec celui-ci jusqu’à la remise finale des éléments demandés, en fixant les points essentiels d’une collaboration réussie.
Le plan du cahier des charges
I/ Présentation de votre organisation et du contexte
Cette partie permet au prestataire de mieux appréhender le secteur dans lequel vous évoluez, votre positionnement, vos choix stratégiques, vos axes de développement… Vous pouvez y intégrer un bref historique de votre structure en introduction.
II/ Présentation de votre projet de communication et du besoin associé
Précisez ici si vous souhaitez un appui sur un projet particulier (lancement d’un produit, événement, création d’un site internet, mise en page d’une publication…) ou un accompagnement plus large (mise en place d’une stratégie de communication, création d’une charte graphique…). Complétez ensuite cette présentation avec les éléments que vous connaissez : objectifs /cible /portrait du cœur de cible…
Détaillez ici de façon la plus précise possible la prestation demandée :
• L’organisation d’un événement : un lancement de produit, une conférence de presse, une remise de prix…. Nombre de personnes, dates...
• La création d’une charte graphique : un logo, un visuel…
• La création d’un support de communication : un journal interne, une plaquette...
III/ Les Contraintes à respecter
• économiques : Le budget, les frais…
• environnementales : si vous souhaitez l’utilisation de papier, d’encre respectant l’environnement…
• industrielles (dans le cas d’un produit)
• humaines (si vous créez des outils pour les enfants notamment, normes…)
IV/ Commentaires et compléments d’information
Cette partie vous permet notamment d’expliciter le vocabulaire, les termes techniques de votre secteur que le prestataire devra appréhender. Vous pouvez y inclure toute information que vous jugez pertinente en complément des éléments ci-dessus.
V/ Le périmètre
Le périmètre permet de définir le ou les interlocuteur(s) du prestataire au sein de votre organisation et le rôle de chacun dans le projet.
VI/ Les délais / le calendrier
C’est une partie très importantes du cahier des charges. Précisez la date de début et de fin de la collaboration et si possible des étapes intermédiaires pour jalonner le projet.
VII/ Modalités de soumission
Comment les candidats peuvent répondre à ce cahier des charges ?
Par exemple :
Afin de procéder à la sélection du prestataire, les candidats transmettront :
• Une note méthodologique détaillant leur perception des enjeux et de la mission
• Un devis détaillant la proposition financière (par lot) relative à la mission
• Quelques références choisies et exemples de réalisations
Les propositions sont à adresser au plus tard le XX/XX/XXXX à XXhXX au plus tard.
Elles sont à transmettre par mail uniquement, à Prénom NOM : mail
La sélection du prestataire retenu sera réalisée entre le XX et le XX mois ANNÉE.
Les candidats retenus et non retenus seront informés dans la semaine du XX mois ANNÉE.
VIII/ Critères d’appréciation des offres
◦ Compétences attendues
◦ Notation des propositions (cf tableau ci-dessous)
IX/ Clauses juridiques
Le cahier des charges étant un document contractuel il peut contenir des clauses juridiques. Pensez notamment :
• Clauses de propriété intellectuelle des créations issues de la collaboration entre votre organisation et le prestataire
• Pénalités en cas de non respect des délais
• Tribunaux compétents en cas de litige
VIII/ Contact
Indiquez un interlocuteur unique dans votre organisation. Le prestataire pourra le joindre pour toute demande d’information et lui envoyer sa proposition commerciale.
A garder en tête : les personnes qui recevront ce cahier des charges, ne connaissent pas nécessairement votre organisation, il faut donc rédiger ce document en étant le plus clair possible avec un langage simple (évitez les termes trop techniques propres à votre secteur d’activité).
Comment choisir le prestataire ?
Après réception des propositions commerciales, afin de vous aider à faire votre choix, vous pouvez mettre en place un tableau de notation par prestataire. Voici un exemple à adapter en fonction de vos priorités :
• Compréhension des enjeux et attendus de la mission (30 points - min 20)
• Expériences et références sur des missions similaires (création d’identité et webdesign) (30 points- min 20)
• Calendrier d’organisation (dont disponibilité / contrainte des délais) et coût de la mission (40points - min 30 )
Total des points : 100 / Seuil d’acceptabilité : 70
Vous réduisez ainsi le nombre de candidats potentiels en gardant les dossiers avec une note comprise entre 70 et 100.
→ vous pouvez intégrer la notation dans le cahier des charges pour plus de transparence et aider les prestataires à répondre au mieux !
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