[Janvier 2022]
Le début de l’année est une période propice à la préparation et à la planification des grands projets de l’année à venir. Aujourd’hui, Un Grain de Sel vous propose un focus sur un outil indispensable : le rétroplanning.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?
Le rétroplanning (ou planification inversée) est un calendrier prévisionnel. Il permet de visualiser dans le temps la manière dont va s’organiser le projet et les différentes étapes à suivre pour y parvenir. Il permet également d’apercevoir en un coup d’œil les délais à respecter pour chaque étape et ainsi mieux gérer le temps. La particularité de ce planning est qu’il part de la date de fin du projet et remonte dans le temps (« retro ») ce qui permet de s’assurer de la bonne réalisation d’un projet notamment lorsqu’on a une date d’échéance (lancement d’activité, événement…). NB : on recommande cependant un affichage visuel des tâches dans un ordre chronologique pour pouvoir suivre au quotidien l’avancée du projet :
Quelles informations mettre dans un rétroplanning ?
- Listez de manière exhaustive l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet en allant du plus global au plus précis. Découpez au maximum chaque rubrique en sous-tâches afin d’avoir une meilleure visibilité des actions à accomplir et d’éviter les mauvaises surprises plus tard. Ex : pour envoyer le mail d’invitation à voter AG il faudra : mettre à jour la base de contacts, rédiger le mail le faire valider si besoin par le CA, l’envoyer, relancer les participants...
- Classez ces actions par ordre de réalisation chronologique et soyez logique : certaines tâches doivent obligatoirement être réalisées avant d’autres. Ex : j’ai validé le lieu de mon événement avant d’envoyer les invitations.
- Fixez les dates à respecter pour les différentes étapes du projet (prévoir des marges de sécurité en cas d’imprévus). Pensez ici à prendre en compte les délais de validation, d’impression, de livraison… Plus vous travaillez avec un nombre de partenaires et de prestataires élevé et plus les marges de sécurité doivent être importantes.
- Répartir les tâches dans l’équipe projet et attribuer les responsabilités de chacun
Comment le construire ?
Un fois le contenu décidé, reste à construire l’outil. Le retro-planning prend la forme d’un tableau qui peut être construit via de nombreuse méthodes (gratuites ou payantes) : papier ou tableau blanc, logiciel de traiteur de texte ou tableur, logiciel de gestion de projet spécifique (trello, gant… ) À vous de trouver l’outil le plus adapté à vos habitudes de travail.
Dans votre tableau, il y aura plusieurs colonnes à adapter en fonction de votre projet. En général on retrouve : les tâches à accomplir (regroupées par action), le responsable de chaque action, le statut (à faire, en cours, fait, délai dépassé etc ), la date de début et la date de fin (période qu’on se donne)...
Pour aller plus loin on peut aussi ajouter : les objectifs et publics ciblés par chaque action, la personne qui valide les actions, le budget..
Les points clés
• Prenez le temps de bien penser l’outil avant de le mettre en œuvre pour être certain qu’il sera utilisé.
• L’outil doit être facilement compréhensible par tous ses utilisateurs (l’équipe projet).
• Pour être utile, le rétroplanning doit régulièrement être mis à jour (avancement des actions).
• Soyez réalistes ! Prenez bien en compte les ressources nécessaires et disponibles pour votre projet (humaines, financières etc.)
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