[Avril 2022]
Définition
Un intranet est une sorte de site web interne d’une structure. Il est accessible uniquement à ses publics internes : salariés, administrateurs, bénévoles et parfois adhérents...
C’est un espace de communication interne et un outil destiné aux équipes.
Il peut permettre d’améliorer la circulation et le partage d’informations entre acteurs parfois géographiquement distants ou avec des horaires décalés.
Définir les objectifs d’un futur intranet
Commencez par réfléchir (collectivement et avec les principaux concernés) aux objectifs d’un futur intranet. Pour vous guider, voici les principaux enjeux auxquels peut répondre ce type d’outil :
Informer :
- aider le management à communiquer
- permettre à chacun de se faire entendre, faire remonter l’information
- sensibiliser les équipes aux enjeux de la structure
- partager une veille sur le secteur
Communiquer / Image :
- créer une cohésion, une culture commune
- faire des équipes un excellent vecteur de communication à l’extérieur
- valoriser les projets
Engagement / Mobilisation :
- améliorer le processus d’intégration
- favoriser les initiatives
- motiver les équipes dans le cadre des activités quotidiennes, les encourager à s’impliquer
- faire adhérer à la culture du collectif
Travailler à plusieurs / collaborer :
- manager des projets
- travailler à plusieurs sur des documents partagés
- échanger : chat - discussion - forum
- stocker des documents
Simplifier :
- se doter d’une "gare centrale" : regrouper des outils et infos avec un seul accès
- avoir une seule application à "prendre en mains"
- faciliter et optimiser les processus de travail
- éviter les mise à jour sur de multiples endroits : tout est sur l’intranet
Lister et étudier les publics utilisateurs et penser aux droits d’accès
- Qui utilisera l’outil ? Salariés, conseil d’administration, bénévoles, adhérents...
- Est-ce que tout le monde a besoin d’avoir accès à tout (trop d’informations peut nuire à la bonne appropriation de l’outil) ?
- Est-ce que tout le monde doit avoir accès à tout (questions de confidentialité...) ?
Dresser la liste des contenus et fonctionnalité souhaités
- Le contenu : tout ce que l’on souhaite trouver sur l’Intranet et le format de ces ressources (pdf, liens, vidéos, podcasts, documents partagés en ligne....)
ex : procédure, mode d’emploi, banque d’images, modèles de documents...
- Les fonctionnalités : outils numériques comme des "mini applications" qui permettent d’avoir accès aux contenus et souvent d’y apporter une touche ludique ou participative.
ex : bloc d’actualités, moteur de recherche, messagerie mail, agendas partagés, outils de visioconférence, diaporama photos...
Rédiger un cahier des charges
Afin de guider le travail du prestataire (interne ou externe, bénévole ou non !) et de gagner en clarté, nous vous recommandons de rédiger un cahier des charges reprenant notamment tous ces éléments (vous pouvez consulter pour vous aider notre article "rédiger un cahier des charges")
Ergonomie et navigation
Prenez également quelques instants pour réfléchir à ce qui est vraiment important pour vous en terme d’ergonomie et de navigation. Par exemple :
- L’intranet sera-t-il consulté sur téléphone, pc , tablette ?
- Comment y accèdera-t-on ? Via le site internet, une adresse dédiée, autre ? Dès l’ouverture du PC des équipes ?...
- L’accès se fait-il sur identifiant et mot de passe ?
Les étapes de la création d’un intranet
Quelques facteurs clés de succès
- solliciter les équipes en amont pour construire collectivement l’outil (réunions, focus groupe, sondages...)
- identifier une équipe projet dès le démarrage (souvent on associe la communication, le service informatique, le service ressources humaines et la direction)
- accompagner les utilisateurs à la prise en main de l’outil
- être vigilant selon les publics au risque de fracture numérique
- être attentif à la charge de travail que ce nouveau projet peut amener dans l’équipe
- récolter régulièrement l’avis des utilisateurs sur l’outil pour pouvoir le faire évoluer.
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Autres articles du blog qui peuvent vous intéresser :
- Rédiger un cahier des charges pour une consultation
- RGPD et communication : lancer la démarche dans votre structure
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> N’hésitez pas à contacter notre cabinet pour être accompagné dans votre projet (aide à la préparation et à la rédaction du cahier des charges par exemple) : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30 - www.ungraindesel.fr