To-Do List Communication : 7 étapes pour préparer sereinement les congés d’été de votre association

[mis à jour en juillet 2026]

Nous y sommes ! Pour beaucoup d’entre vous, les mois de juillet et août riment avec départ en congés d’été (de notre côté chez Un Grain de Sel, on occupe le terrain, jusque fin juillet sous le soleil breton !).

Pour une association, l’été est une période charnière : c’est parfois le moment où l’activité ralentit, mais aussi là où se prépare la rentrée de septembre. Pour vous aider à partir serein(e), voici donc une « To-Do List communication » spécifique pour les longs congés, adaptée aux enjeux associatifs.

1. Programmez un message d’absence « utile » sur votre boîte mail

Cela vous paraît évident ? Pourtant, beaucoup l’oublient. Ce mail est aussi un support de communication institutionnelle, donc on le soigne en usant de sa plus belle plume !

• Les indispensables  : dates de départ et de retour, consultation ou non des mails, personne à contacter en cas de besoin (et niveau d’urgence).
• L’astuce pro : utilisez ce mail pour annoncer un temps fort de la rentrée (ex : « À mon retour, nous lancerons la campagne d’adhésions 2026-2027 »).
• N’hésitez pas à annoncer un délai de traitement pour gérer vos mails sereinement à votre retour !

2. Personnalisez votre signature mail

Vous pouvez préciser dans votre signature mail la date de vos prochains congés et utiliser cette signature dès 15 jours avant votre départ. C’est un rappel doux et non intrusif pour vos partenaires institutionnels (mairies, départements, financeurs) qui fonctionnent souvent avec des délais administratifs longs.

3. Mettez à jour votre message de répondeur téléphonique

C’est toujours compliqué l’été de savoir si on atterrit sur un répondeur parce que la personne est occupée ou bien parce qu’elle est en congés. Avec un message clair, vous limitez le nombre de messages non urgents et rassurez vos appelants (bénévoles, usagers).
À préciser : si vous consultez ou non votre répondeur, si vous préférez un mail, ou si vous avez un contact vers qui rediriger (un autre bénévole, un salarié restant sur place).

4. Publiez une actualité « Mode d’emploi de l’été »

Sur votre site web, vos réseaux sociaux ou votre application associative : annoncez l’arrêt ou la poursuite des accueils / activités avec un mode d’emploi clair.
Exemple : « Le bureau sera fermé du X au X. Les inscriptions au cours de danse reprendront le 1er septembre. »
Vos publics (adhérents, parents, partenaires) vous en seront reconnaissants. Cela évite les appels inutiles et montre que l’association est organisée.

5. Maintenez un lien sur les réseaux sociaux (sans y passer vos vacances !)

Si vous le souhaitez, vous pouvez programmer des publications pour maintenir un lien avec vos abonnés et garder la régularité de votre calendrier éditorial (pour faire plaisir aussi à l’algorithme !).
Conseil stratégique : je vous invite à annoncer clairement que ce sont des contenus préparés en amont. Cela évitera que votre communauté ne pense que vous êtes au bout du clavier en plein mois d’août.
Idées de contenu : partager des photos souvenirs de la saison ou des témoignages de bénévoles, un replay de webinaire, des "jeux de l’été"... autant de clins d’œil (non datés) à vos adhérents.

6. Programmez une réponse automatique sur les messageries privées (Facebook, Instagram, LinkedIn)

De la même façon que pour votre boîte mail. Cela permettra à tout nouveau contact via les réseaux sociaux de comprendre votre silence et d’avoir une information immédiate sur les disponibilités de l’association.

7. Préparez votre rentrée : la « To-Do List » libératrice

Pour se libérer l’esprit avant de fermer la porte de votre bureau, rien de mieux que d’écrire votre To-Do List de la rentrée. Laissez-la ensuite en vue sur votre bureau pour la retrouver à votre retour !
Si vous travaillez en équipe : Pensez aussi à déléguer à vos collègues les dossiers qui nécessitent un suivi urgent (ex : réponses aux appels à projets, gestion des adhésions anticipées...).

8. Le plus important : l’Humain et la relation (vive l’oralité) !

Enfin, pensez tout simplement à informer oralement ou par message direct vos clients, partenaires et financeurs de votre départ en congés. Vous pourrez ainsi mieux vous organiser avec eux (date de rendu de dossier, report de réunion…).
N’oubliez pas que tout le monde part en congés à un moment ou à un autre, c’est même un des thèmes de conversation préféré des Français, donc ne culpabilisez pas à aborder le sujet ! Une association qui respecte le droit au repos de ses équipes est une association durable.

Le bonus « Spécial Rentrée Associative »

L’été est aussi le moment idéal pour préparer le terrain de septembre. Profitez de cette période pour :

1. Mettre à jour votre fichier d’adhérents.
2. Rédiger vos contenus pour la campagne de renouvellement.
3. Faire un point sur votre stratégie de communication pour l’année à venir (diagnostic, objectifs).

Vous avez coché toutes les cases ? Vous voilà fin prêt(e) ! Profitez bien de vos vacances, nous attendons votre retour avec impatience pour dynamiser vos projets associatifs !
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Et pour ceux qui restent, n’hésitez pas à nous contacter ! Les missions de diagnostic, de conseil, de formation et d’accompagnement en communication continuent sous le soleil breton ! anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30.