La liste « To do » en communication avant de partir en congés !

[Juillet 2019]

Nous y sommes !
Pour beaucoup d’entre vous, les mois de juillet et août riment avec départ en congés d’été (de notre côté chez Un Grain de Sel on occupe le terrain, jusque mi-août) ! Pour vous aider à partir serein(e), voici donc une liste « To do list communication » spécifique pour les longs congés !

1) Programmez un message d’absence sur votre boite mail. Cela vous paraît évident ? Pourtant, beaucoup l’oublient. Ce mail est aussi un support de communication, donc on le soigne en usant de sa plus belle plume et en indiquant toutes les informations utiles à vos interlocuteurs : dates de départ et de retour, consultation ou non des mails, personne à contacter en cas de besoin (et niveau d’urgence)… On peut aussi utiliser ce mail pour annoncer un temps fort de la rentrée par exemple.

2) Personnalisez votre signature mail : vos pouvez préciser dans votre signature mail la date de vos prochains congés et utiliser cette signature dès 15 jours avant votre départ pour prévenir vos interlocuteurs.

3) Personnalisez votre message de répondeur. C’est toujours compliqué l’été de savoir si on atterrit sur un répondeur parce que la personne est occupée ou bien parce qu’elle est en congés. Avec un message clair vous limitez le nombre de… messages. Pensez-y !
Vous pouvez préciser sur ce message si vous consultez ou non votre répondeur pendant cette période, si vous préférez un mail, si vous avez un contact vers qui rediriger...

4) Publiez une news sur vos réseaux sociaux/ blog / site web : annoncez l’arrêt des publications le temps des vacances (si vous êtes seul(e) à gérer cela). Vous pouvez aussi prévoir de programmer vos réseaux pour avoir des publications automatiques pendant vos congés (avec le risque que le client pense que vous êtes au bout du clavier...)

5) Programmez une réponse automatique sur les messageries de vos réseaux sociaux : de la même façon que pour votre boîte mail. Cela permettra à tout nouveau contact via les réseaux sociaux de comprendre votre silence.

6) Préparez votre rentrée : pour se libérer l’esprit, rien de mieux que d’écrire votre To do list de la rentrée. Laissez-la ensuite sur votre bureau pour la retrouver à votre retour ! Si vous travaillez en équipe, pensez aussi à déléguer à vos collègues les dossiers qui nécessitent un suivi .

7) Enfin, le plus important à nos yeux, l’humain ! Pensez tout simplement à informer vos clients, partenaires… de votre départ en congés. Vous pourrez ainsi mieux vous organiser avec eux (date de rendu de dossier, report de réunion…). N’oubliez pas que tout le monde part en congés à un moment ou à un autre, c’est même un des thèmes de conversation préféré des français, donc ne culpabilisez pas à aborder le sujet !

Vous avez coché toutes les cases ? Vous voilà fin prêt ! Profitez bien de vos vacances, nous attendrons votre retour avec impatience !

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