[Novembre 2023]
Changement de projet, ouverture d’un nouveau service, accueil de nouveaux publics, lancement d’une offre de service payante… la vie de nos associations et entreprises engagées est rythmée par les nouveautés. Si l’innovation sociale est primordiale, accompagner ces changements, leur acceptation et leur appropriation par nos collectifs, est primordial. Voici quelques conseils pour accompagner vos réflexions et mettre en place une communication interne adaptée à la transformation.
Comprendre les enjeux de la communication pour accompagner le changement
Rappel préalable : la communication est un outil au service d’un projet, d’une stratégie. La communication peut accompagner un projet mais en aucun cas en changer l’essence ou sa mise en place ! La communication peut en revanche vous aider à :
• Impulser de nouvelles pratiques avec des supports d’explication et de cadrage (ex : note interne)
• Accompagner le processus naturel de résistance au changement
• Éviter des tensions inutiles par manque d’information (ex : blog interne qui documente les étapes du projet)
• Prévenir des impacts négatifs potentiels du changement comme la démobilisation des équipes (ex : jeux concours)
• Lever les peurs et les incertitudes (ex : vidéo expliquant les moyens humains et matériels mobilisés pour mener à bien l’ouverture d’un nouveau service)
Procéder par étapes : connaître et comprendre pour mieux accepter
Pour accompagner l’acceptation, l’appréciation d’un changement ou la mobilisation de votre collectif autour de la nouveauté, il est important de procéder par étape dans vos communications. Il faut prendre le temps nécessaire pour accompagner sereinement nos publics dans cette période changement. On prévoira donc plusieurs communications distinctes et progressives.
1) Expliquer le pourquoi de ce changement (histoire, contexte…) : en quoi est-il utile, important, indispensable, une opportunité...Faire le lien ici par exemple entre le nouveau projet et la stratégie globale de votre structure.
Objectif de communication → donner du sens, accompagner la prise de conscience
2) Préciser le « Quoi » : il est impératif à ce stade d’éviter les rumeur, sous entendus.. ; Le plus simple est de présenter en détails le changement. De quoi s’agit-il exactement ? Par exemple si vous créer une offre de service payant de votre association (de la formation) il faut détailler ici la nouvelle offre, les tarifs, la date de mise en place...
Objectif de communication → expliquer et clarifier pour diminuer les résistances.
3) Détailler le « comment » (implications pratiques) : comment cela va se passer, se mettre en place, quelles sont les étapes prévues et l’impact éventuel sur l’activité habituelle ou l’organisation… On peut par exemple partager avec l’équipe le planning de la mise en place du nouveau service (recrutements, date de lancement, date de communication, premier accueil des bénéficiaires...)
Objectif de communication → sécuriser et rassurer, tout est bien cadré, rien à signaler !
4) Accompagner les étapes du plan d’action : pour chaque nouvelle avancée on communique en interne pour partager les avancées. On peut par exemple partager les premiers chiffres ou le témoignage d’un nouveau bénéficiaire du service ouvert récemment.
objectif → rassurer et mobiliser
5) Remercier : lorsqu’on vit une étape importante comme un lancement d’activité on a tendance à focaliser la communication sur le démarrage et on oublie trop souvent de continuer à communiquer / informer après le démarrage. Lorsque le changement a eu beaucoup d’impact sur la structure et le collectif nous vous invitions à prévoir une communication de « remerciement » pour la façon dont chacun a sur s’adapter au changement.
objectif → valoriser le collectifs
Quelles actions et supports de communication ?
Pour porter ce plan de communication en plusieurs étapes, on ira choisir les canaux les plus appréciés par les publics ciblés pour chaque étape, en veillant à construire une complémentarité entre les actions : papier (affichage, journal papier...), supports numériques (intranet, réseau social interne...), échanges humains (réunion d’équipe, petit déjeuner…).
Les jeux, énigmes, concours et autre idées créatives sont un bon moyen d’inclure vos publics dans la communication autour de cette évolution dans votre structure.
L’interne toujours avant l’externe
Concept primordial en communication, on communique toujours en interne avant de communiquer en externe. Ainsi on veillera à informer équipe salariée, bénévoles, adhérents et autres parties prenantes « internes » avant d’annoncer toute nouveauté sur des supports de communication externe (site internet, réseaux sociaux, presse…).
En effet rien de pire quand on est salarié ou bénévole très investi dans une association que de découvrir l’ouverture d’un nouveau service dans la presse !
Précisons ici qu’une communication ciblée est à prévoir avec pour unique sujet l’annonce de ce changement (un point dans un compte-rendu d’équipe ne sera pas suffisant par exemple).
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