Organiser la communication dans un collectif

[Juillet 2024]

Cela fait maintenant plus de 8 ans que Un Grain de Sel accompagne les acteurs engagés. Tout au long de ces années, nous avons pu voir combien l’organisation de la communication au quotidien dans un collectif est un enjeu majeur. Voici quelques réflexions et conseils pour vous guider dans vos pratiques.

1. Le préalable : établir une stratégie de communication Claire et la partager

Une stratégie de communication bien définie permet à chaque membre de l’équipe de comprendre les objectifs, les messages clés et les publics cibles. Cela évite les malentendus et assure une cohérence globale dans les communications externes et internes.
Pour savoir comment construire votre stratégie de communication, nous vous invitons à lire l’article de ce blog dédié au sujet.

2. Choisir un mode d’organisation et l’acter par écrit

La communication c’est un sujet sympathique, tout le monde aime cela... Et c’est là où la situation peut devenir compliquée voir ingérable. Là ou peu de monde a envie de donner son avis sur le tableur Excel de suivi de trésorerie, quand il s’agit de choisir le visuel de la carte de vœux, tout le monde à son mot à dire...
Pour que la communication ne devienne pas un sujet de tension en interne (et de conflit avec des prestataires extérieurs) il est primordial de clarifier les rôles et responsabilités de chacun dans le collectif vis à vis de la communication.
Une fois les choix faits (au format de votre choix ! En équipe globale ou uniquement le responsable de la communication avec la direction ou encore en commission dédiée...) nous préconisons d’en faire un écrit.
Cette note interne (on vous laisse choisir le titre !) doit être validée par la direction / votre système de gouvernance, être présentée en équipe puis envoyée par la direction / gouvernance à l’ensemble du collectif pour trace (et pouvoir s’y référer régulièrement) . C’est ce document qui fait foi ensuite pour trancher ou gérer d’éventuelles tensions sur la communication.

Voici une proposition de sommaire pour votre future note interne :

  • Objectifs de la note interne
  • Importance d’une communication structurée et efficace
  • Rappel de la stratégie de communication en cours et supports de communication de la structure
  • Rappel des missions de la fonction communication : rôle et responsabilités
  • Comment échanger avec le pôle communication (procédure, outils, fréquence)
  • Équipe communication, reste de l’équipe, bénévoles : qui fait quoi ? À faire pour tous supports/actions récurrentes. Par exemple : pour la newsletter, quel est le rôle de l’équipe et celui du pôle communication (qui donne les contenus, les visuels, qui rédige, met en forme, envoie, etc.)
  • Support, plan de formation, boîte à outils
  • Suivi, évaluation de la communication et partage des résultats
  • Mise à jour de la note et mode de diffusion

3. Mettre en place des outils de gestion de la communication (parfois partagés)

Les outils de gestion de la communication permettent de centraliser les informations, de suivre les échanges et de planifier les actions. Ils facilitent la coordination et assurent que rien n’est oublié. Ils font également le lien entre la stratégie de communication et l’opérationnel. Quelques exemples d’outils utilisés par nos clients et partenaires :

  • Le calendrier éditorial : permet de planifier les publications à l’avance (souvent pour les réseaux sociaux) pour assurer une régularité et une cohérence dans vos communications (et de la place pour tous !). Il peut être construit sur Excel, Trello, Padlet, Word… en partagé ou non.
  • Lieu de stockage central des documents : utilisez un outil de réseau interne ou en ligne comme Google Drive, Nextcloud ou autre serveur pour partager et sauvegarder vos documents (le lieu de la version unique et à jour du communiqué de presse par exemple) !
  • Outils de gestion de projet : des plateformes comme Trello, Asana ou Slack (un réseau social interne) peuvent vous aider à suivre les tâches et à communiquer efficacement au sein de l’équipe.
  • Création de newsletter ou mailing : utilisez les outils professionnels dédiés (qui ont souvent une version gratuite tout à fait utile) : Brevo (ancien Sendinblue), Mailjet, Mailchimp… les propositions sont nombreuses. Ce sont des outils indispensables pour respecter les standards du web et être certain que vos envois numériques arrivent à bon port !
  • Modèles de documents : indispensables en communication pour assurer une cohérence globale (notamment visuelle), on peut par exemple utiliser le logiciel Canva (version pro gratuite pour les associations) pour proposer à l’équipe des modèles d’affiches, flyers, publications Instagram, etc.
  • Outils d’automatisation  : pensez à automatiser certaines tâches récurrentes comme l’envoi de newsletters ou la programmation des posts sur les réseaux sociaux.
  • La boîte à outils communication : un espace partagé où chacun peut retrouver la charte graphique, la stratégie de communication, les modèles de documents, des visuels...

4 règles majeures pour tous ces outils :

  • On évite la machine à gaz ! Limitez les outils et leur configuration à votre stricte besoin. Si l’outil est trop complexe ou long à remplir, il sera vite abandonné !
  • La régularité ! C’est un enjeu majeur de la communication qui s’applique également à la mise à jour, l’utilisation et le suivi de ces outils !
  • Un outil collectif est choisi… en collectif : pour éviter les rejets, fractures numériques ou de valeurs, il est important de choisir ensemble les outils que vous allez utiliser au quotidien.
  • Pour chaque outil, il faut un responsable/animateur/interlocuteur qui en gère les accès, les mises à jour...

4. Partager les résultats de cette organisation de la communication

Une communication efficace nécessite une évaluation régulière pour identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Cela permet d’ajuster les stratégies et de rester aligné avec les objectifs du collectif. Partager les résultats de cette évaluation avec le collectif permet à chacun de voir concrètement les atouts de cette organisation (et parfois d’en accepter les contraintes !).

Nous espérons que ces réflexions et conseils vous seront utiles pour améliorer la gestion de votre communication au sein de votre collectif. N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30 - www.ungraindesel.fr

Vous pouvez également consulter dans notre boîte à outils des ressources dédiées au sujet