[Septembre 2024]
Vous avez l’impression que l’information circule mal au sein de votre association ? Les décisions sont prises sans que tout le monde en soit informé ? Les projets peinent à avancer faute de coordination ? De nombreuses associations sont confrontées à ces difficultés. Pourtant, une communication interne efficace est la clé d’une collaboration réussie et d’une association dynamique.
La bonne circulation de l’information est en effet essentielle pour que tout le monde (salariés, administrateurs, bénévoles...) trouve sa place et puisse travailler efficacement et sereinement avec les autres. Elle favorise la collaboration, renforce le sentiment d’appartenance et contribue au succès de vos projets.
Or, si de nombreux collectifs mettent en place des outils, il peut parfois arriver que les canaux d’information ne soient pas toujours parfaitement adaptés à l’évolution des besoins.
Comment faire pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que l’information circule de façon claire et rapide ? On vous propose quelques pistes à explorer et valables quelle que soit la taille de votre structure !
Pourquoi une communication interne efficace est-elle essentielle ?
Une communication interne efficace est le ciment qui lie les membres d’une association. Elle permet de partager une vision commune, de renforcer la cohésion d’équipe et de favoriser l’engagement de chacun. Lorsque l’information circule librement et que les décisions sont prises de manière transparente, les membres se sentent valorisés et motivés à s’investir dans les projets de la structure. De plus, une communication interne fluide permet d’améliorer la prise de décision, de gagner en efficacité et de renforcer l’image de l’association auprès de ses partenaires et du grand public.
Une mauvaise communication, au contraire, entraîne de nombreuses conséquences négatives. Une perte de temps considérable est souvent observée lorsque les informations erronées ou manquantes engendrent des retards dans la réalisation des projets et des redondances dans les tâches. La démoralisation des membres est également fréquente lorsque ceux-ci ne sont pas informés ou se sentent exclus des décisions. Cela peut entraîner une perte de motivation et un sentiment de frustration. Les conflits internes peuvent être une autre conséquence directe d’une communication défaillante. Les malentendus et les interprétations erronées peuvent générer des tensions et nuire à la collaboration au sein de l’équipe. Enfin, une réduction de la productivité est inévitable lorsque la communication est défaillante. La coordination des tâches est alors difficile et les objectifs du projet sont plus compliqués à atteindre.
Identifier les besoins de communication interne spécifiques à votre association
Avant de mettre en place une stratégie de diffusion de l’information, il est essentiel d’identifier les besoins spécifiques de votre collectif. Pour cela, vous pouvez mener une enquête auprès de vos membres afin de connaître leurs enjeux, besoins et attentes.
Chaque association a ses propres dynamiques internes. Certaines ont des bénévoles qui ne sont pas disponibles en journée, d’autres travaillent avec une équipe répartie sur une région entière... La première étape est donc de bien identifier vos besoins et problématiques éventuelles sur la circulation de l’information dans votre écosystème.
Exemple 1 : vos bénévoles qui ne consultent leurs mails qu’après leur travail risquent de passer à côté d’informations urgentes envoyées en journée. Cela peut créer des retards dans la prise de décisions ou l’organisation des activités. Une solution ici pourrait être d’utiliser un outil de messagerie instantanée, comme WhatsApp ou Signal, où l’on peut créer des groupes dédiés pour des échanges plus rapides et asynchrones.
Exemple 2 : les administrateurs peuvent avoir besoin d’une vision d’ensemble pour la gouvernance de l’association, alors que les salariés doivent plutôt recevoir des informations opérationnelles sur les projets en cours. Une newsletter interne mensuelle peut suffire pour les uns, tandis qu’une communication plus régulière est nécessaire pour les autres.
Conseil 1 : prenez le temps de répondre à la question « qui doit recevoir quelle information, quand et comment ? ». Cela vous évitera de saturer certaines personnes d’informations inutiles tout en vous assurant que les bonnes personnes ont accès aux informations essentielles au bon moment.
D’autre part, posez-vous une seconde question : est-il nécessaire que tout le monde reçoive toutes les informations ?
Conseil 2 : identifier les horaires de disponibilité de chaque groupe de personnes (salariés, bénévoles, administrateurs) et adaptez vos canaux de communication en fonction de ces contraintes.
Mettre en place des outils adaptés à votre structure
Une fois les besoins identifiés, il est temps de choisir les bons outils. Leur sélection dépendra de la taille de l’association, de la nature des activités et des préférences des membres (ex : outils collaboratifs, messagerie, intranet). Vous n’avez pas besoin d’imaginer des solutions complexes ou coûteuses pour que la communication soit fluide. Voici quelques outils simples qui peuvent déjà améliorer grandement la circulation de l’information dans votre organisation.
– Messagerie instantanée (WhatsApp, Signal, Slack, Teams, Discord...) : cet outil permet notamment de réduire le nombre de mails et de favoriser des discussions plus instantanées. Il est idéal également pour les échanges rapides et informels.
– Stockage partagé (Google Drive, Dropbox...) : l’idée ici est de stocker et centraliser les documents pour que tout le monde puisse accéder aux mêmes informations à jour (et les retrouver), et éviter les envois répétés de mails (voir les doublons). Un espace partagé est particulièrement utile pour les documents de travail, comptes-rendus de réunions, documents administratifs...
– Outil gestion de projets (Trello, Asana...) : ces outils permettent de visualiser l’avancement des projets qui rassemblent plusieurs collaborateurs, d’attribuer des tâches et de s’assurer que chacun soit au courant des deadlines importantes. Ils sont particulièrement utiles si vous gérez plusieurs projets en parallèle mais attention ils peuvent rapidement devenir un enfer s’ils ne sont pas bien calibrés.
– Autres exemples de supports de communication interne utiles :
- Intranet : un espace privé en ligne pour partager des informations et des ressources.
- Réunions et temps d’échanges (formels et informels)
- Newsletter interne ou journal interne : une publication régulière pour informer vos membres (pas de diffusion externe)
- Affichage : dans vos locaux mais dans les endroits réservés aux équipes (on évite le hall d’accueil de l‘école de musique pour une communication interne)
Comment choisir vos outils ? Quatre critères principaux doivent guider vos choix :
- Fonctionnalités : l’outil doit répondre à vos besoins spécifiques (à votre stratégie)
- Facilité d’utilisation : l’outil doit être intuitif pour tous
- Coût : à noter que de nombreuses solutions gratuites existent et que des aides spécifiques peuvent également être sollicitées
- Culture : la culture de votre collectif peut jouer sur le choix des outils (est-on pour ou contre les réseaux sociaux, l’utilisation du téléphone hors horaires ouvrés, le papier...).
Exemple : dans une association régionale, nous avons choisi de travailler la complémentarité entre le téléphone, la messagerie instantanée et le mail en associant chaque support à un degré de réactivité et d’urgence.
Conseil 1 : testez ces outils avec un petit groupe volontaire avant de les déployer à grande échelle et validez le choix des outils avec les personnes concernées : les futurs utilisateurs.
Conseil 2 : créez des "référents communication" dans chaque groupe (administrateurs, salariés, bénévoles...) pour centraliser et diffuser les informations clés. Cela permet de fluidifier les échanges et de s’assurer que personne ne passe à côté d’une information importante, ce sont vos "ambassadeurs internes" à accompagner et remercier régulièrement !
Adopter des pratiques régulières de partage d’information
Un plan d’action clair est inutile si les pratiques ne suivent pas. Il est donc crucial de planifier des moments réguliers pour partager l’information, que ce soit via une réunion hebdomadaire, un point d’information envoyé par mail, un récapitulatif hebdomadaire sur une plateforme dédiée, ou encore une boîte à idées... La régularité est un des meilleurs moyens d’assurer une circulation fluide de l’information et de maintenir tout le monde au même niveau.
Réunions d’équipe courtes : prévoir un rendez-vous régulier (en visio ou en présentiel) pour mettre à jour tout le monde sur les avancées, les retards et les priorités. Ces réunions n’ont pas besoin d’être longues, 15 à 20 minutes suffisent souvent pour clarifier les points essentiels. On peut faire la réunion debout dans le couloir pour éviter les débordements horaires !
Comptes-rendus rapides : à chaque réunion, vous pouvez faire un petit récapitulatif écrit qui est partagé à toute l’équipe. Cela permet à ceux qui n’ont pas pu assister à la réunion de rester informés et d’éviter les pertes d’information.
Conseil : utilisez des outils de planification comme Doodle ou Google Calendar pour fixer des moments réguliers et éviter les oublis.
Clarifier les rôles et responsabilités sur les outils choisis
Il est essentiel de définir qui est responsable de quoi en matière de circulation de l’information. Cela évite les malentendus et les doublons. Qui gère la création de compte, l’animation du réseau social interne, l’arborescence du drive partagé ?
Les obstacles les plus courants rencontrés dans la mise en place de nouveaux outils ?
- Le manque de temps : privilégiez les outils efficaces et organisez votre temps
- La résistance au changement : communiquez sur les bénéfices des nouveaux outils et procédez par étapes
- Le manque d’accompagnement à la prise en main (on en parle dans le point suivant)
- Le manque d’animation des outils : pour chaque outil nommez un responsable.
Exemple : lors de la création d’un intranet dans un centre social, nous avons passé du temps en groupe pour définir qui gère la création des accès, la gestion de l’arborescence (rangement des informations), la mise à jour des contenus, la formation des utilisateurs...
Conseil : vous pouvez créer un plan d’action rédigé « circulation de l’information » : ce document définira les objectifs de communication, les canaux, la fréquence, les responsables...
Former et accompagner l’équipe à l’usage des outils
Même les meilleurs outils ne sont pas efficaces s’ils ne sont pas utilisés correctement. Il est donc important de former les utilisateurs, aussi bien les salariés que les bénévoles, à l’usage des outils que vous aurez choisis. Une mauvaise utilisation des outils peut vite devenir contre-productive.
Exemple : un administrateur qui n’est pas à l’aise avec un outil comme Google Drive risque de ne pas consulter les documents importants ou de ne pas les mettre à jour. Organiser une formation rapide peut éviter ces blocages et assurer que tout le monde sait comment accéder à l’information.
Conseil : proposez des petites sessions de formation en présentiel ou en ligne (visio) pour faciliter l’apprentissage et gardez trace (mode d’emploi, tutoriels, support de présentation). Vous pouvez aussi créer une "foire aux questions (FAQ)" interne avec des réponses aux questions courantes sur l’usage des outils.
Conseil 2 : ritualisez la formation des nouveaux arrivants ainsi que la mise à jour des « compétences » sur les outils ex une fois par an).
Conclusion
Une circulation de l’information efficace est un atout indispensable dans toute association. Celle-ci repose sur quatre piliers : une compréhension fine des besoins des différents publics, des outils adaptés, une organisation claire et des pratiques régulières.
En vous basant sur cette méthodologie simple, vous pouvez améliorer considérablement la communication interne au sein de votre équipe et renforcer la cohésion de votre groupe.
En veillant à ce que chacun ait accès aux bonnes informations au bon moment, on optimise le travail en équipe, on renforce l’efficacité globale et on participe au bien-être du collectif !
En résumé, pour une communication interne réussie, il est essentiel de :
- Identifier les besoins de vos membres
- Choisir les bons outils de communication
- Définir un plan d’action clair
- Favoriser les échanges entre les membres
- Adapter la communication aux différents publics
- Éviter de surcharger les membres d’informations
- Ne pas oublier la communication informelle
- Évaluer régulièrement la communication
Une communication interne efficace est un investissement pour votre association. N’hésitez pas à adapter ces conseils à la taille et aux spécificités de votre structure. Enfin, n’oubliez pas que la communication est un processus continu. En étant attentif aux besoins de vos membres et en vous adaptant aux évolutions des outils, vous contribuerez à créer un environnement de travail plus collaboratif et plus stimulant pour tous !
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30
Vous pouvez également consulter notre article "Organiser la communication dans un collectif" qui peut vous aider pour la rédaction de procédures interne ou encore notre boîte à outils (catégorie communication numérique)