Un Grain de Sel - Anne Delétoille - communication et projet associatif

L'intelligence artificielle au service de la communication associative

anne — 2026-06-03T13:43:01Z

[Juin 2026]
visuel créé avec l'aide de l'IA

L'intelligence artificielle (IA) s'invite dans nos vies professionnelles à une vitesse impressionnante et les associations ne font pas exception. Pourtant, on peut hésiter à franchir le pas : méconnaissance, manque de temps, peur, dilemme éthique… les bonnes raisons son nombreuses et pourtant cette révolution technologique n'est pas l'avenir mais bien notre présent.
Nous sommes persuadés que l'IA peut soutenir efficacement la communication d'une association. Dans cet article, nous partons du principe que l'IA est uniquement un outil. Comme internet, un tableur ou un logiciel de mise en page : utile quand on sait s'en servir, limité quand on l'utilise sans formation, et toujours sous la responsabilité de qui l'utilise.
Notre objectif ? Vous partager quelques pistes concrètes (et donc une liste non exhaustive) pour intégrer l'IA dans votre communication associative, à votre rythme et avec discernement.

En préalable : quelques points de vigilance éthiques et pratiques

Les associations ont des responsabilités vis-à-vis de leurs données, de leur équipe salariée, de leurs bénévoles, adhérents partenaires... Prenez le temps d'évaluer les risques et de poser vos limites.

Protection des données : ne saisissez jamais dans un outil d'IA des données personnelles (nom, adresse, coordonnées bancaires, informations sensibles sur vos bénéficiaires). Le RGPD s'applique, même quand vous utilisez un chatbot par exemple. La CNIL publie des ressources claires et accessibles sur le sujet en savoir plus.

Impact social, démocratique et environnemental : les outils d'IA consomment beaucoup d'énergie et s'accompagnent de risques culturels et démocratiques. Utiliser l'IA de façon raisonnée et ciblée, c'est aussi agir en cohérence avec les valeurs et le projet associatifs de nombreuses associations. Framamia, développé par Framasoft propose des réflexions pertinentes sur le sujet.

Cadre institutionnel : on vous conseille de définir une charte éthique et d'usage de l'IA. France Générosités a publié en mars 2026 un guide très pratique sur l'encadrement de l'usage de l'IA au sein des associations et fondations.

Une fois ces points posés, passons au cœur de notre sujet : comment l'IA peut concrètement nous aider dans la communication de nos associations ?

L'IA pour la stratégie de communication : pensez avant d'agir

Construire sa stratégie éditoriale

Beaucoup d'associations communiquent « au fil de l'eau », sans ligne directrice. L'Intelligence Artificielle peut vous aider à structurer votre approche en vous posant les bonnes questions et en formalisant vos idées.
Concrètement, vous pouvez demander à un outil comme ChatGPT, Claude ou Mistral de vous aider à :

définir ou analyser les besoins de vos cibles de communication (bénévoles, adhérents, partenaires, grand public…)
formuler des objectifs de communication selon la méthode SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels)
construire un planning éditorial sur plusieurs mois pour ses réseaux sociaux
identifier les thématiques et formats adaptés à chaque canal de communication (réseaux sociaux, newsletter, site web…)

Clarifier son positionnement

Vous peinez à formuler clairement à l'oral ou l'écrit ce que fait votre association, ce qui la différencie, pourquoi elle est utile ? L'IA peut vous aider à travailler votre message central, votre baseline, votre argumentaire. Donnez-lui du contexte, reformulez ses propositions, itérez. Le résultat final reste le vôtre — mais le processus est souvent beaucoup plus rapide.

L'IA pour les tâches opérationnelles de communication

C'est là que l'IA fait gagner le plus de temps au quotidien. Voici les usages les plus fréquents pour les associations.

Créer des contenus pour les réseaux sociaux

Rédiger des publications régulières pour Facebook, Instagram ou LinkedIn prend du temps — surtout quand on cumule plusieurs responsabilités. L'IA peut générer des propositions de posts à partir d'un sujet ou d'un événement, en variant les formats (texte court, accroche avec question, témoignage…).

Attention : les contenus générés par l'IA ont tendance à se ressembler. Relisez, personnalisez, ajoutez des éléments propres à votre association (anecdote, chiffre local, ton spécifique). C'est ce qui fait la différence entre une communication vivante et une communication lisse.

Rédiger des e-mails et courriers

Invitation à une AG, relance de bénévoles, message de remerciement à un partenaire, compte rendu de réunion à diffuser… L'IA rédige vite et correctement. Donnez-lui le contexte, le ton souhaité et les informations clés, et vous obtenez une base solide à retoucher.

Construire des dossiers de mécénat

Un dossier de mécénat, ça se construit avec méthode : présentation de la structure, description du projet, impact attendu, budget, contreparties… L'IA peut vous aider à structurer ce dossier, à formuler vos arguments de façon percutante et à adapter le ton selon le type de mécène visé (entreprise locale, fondation, particulier).

L'IA pour les tâches techniques : transformation et accessibilité

Transformer un texte en FALC

Le FALC (Facile à Lire et à Comprendre) est une méthode qui rend l'information accessible aux personnes en situation de handicap cognitif ou ayant des difficultés de lecture. L'IA peut faire une première proposition de version FALC à partir de vos textes existants. Une relecture humaine reste indispensable, mais le gain de temps est réel.

Transformer un compte rendu en contenu diffusable

Vous avez un compte rendu de réunion de 5 pages ? Demandez à l'IA d'en extraire les points clés, de le résumer en 10 lignes pour votre newsletter, ou de le transformer en carrousel pour vos réseaux sociaux. En quelques secondes, vous avez plusieurs formats exploitables.

Traduire ou adapter des contenus

Pour les associations travaillant avec des publics allophones ou en lien avec des partenaires européens, l'IA offre des traductions de bonne qualité — largement suffisantes pour des communications courantes.

Générer des visuels

Des outils comme Canva IA intègrent désormais des fonctions de génération d'images et de mise en page assistée par IA. Pour illustrer un post ou créer rapidement un visuel pour un événement, c'est très pratique — à condition de rester cohérent avec votre charte graphique.

Les conditions du succès : se former, tester, rester en veille

Apprendre à rédiger un prompt efficace

Un prompt, c'est la commande que vous donnez à l'IA. La qualité du résultat dépend directement de la qualité de votre prompt. Plus vous êtes précis sur le contexte, le ton, le format attendu et les contraintes, plus le résultat est pertinent.
Quelques règles simples :

donnez du contexte (qui êtes-vous, pour qui écrivez-vous ?)
précisez le format souhaité (liste, texte court, tableau…)
indiquez le ton (formel, accessible, dynamique…)
ajoutez des contraintes si besoin (longueur, vocabulaire à éviter, angle spécifique)

La maîtrise du prompt, ça s'apprend. Et ça change vraiment la qualité des résultats.

Exemple d'éléments du prompt (la commande au "robot") : « Je suis responsable communication d'une association d'insertion professionnelle de 15 salariés en Bretagne. Voici mes missions.... Mes enjeux du moment.... Aide-moi à définir 3 objectifs de communication SMART pour l'année 2026, en direction de nos partenaires financeurs. »

Tester plusieurs outils

Il n'existe pas un seul outil d'IA universel. Selon vos besoins, certains outils seront plus adaptés que d'autres :

ChatGPT (OpenAI) : polyvalent, très utilisé, interface intuitive
Claude (Anthropic) : particulièrement efficace pour les textes longs et les analyses nuancées
Mistral (français) : une alternative européenne, plus sobre et respectueuse des données
Canva IA : idéal pour la création de visuels et de supports graphiques

Testez, comparez, gardez ce qui fonctionne pour vous.

Organiser une veille sur l'IA

Le domaine évolue très vite. Suivre quelques sources fiables (newsletters spécialisées, comptes LinkedIn, podcasts) vous permettra de rester informé sans vous noyer. L'essentiel : identifier les nouveaux outils utiles pour votre secteur et comprendre les évolutions réglementaires qui vous concernent. On vous partage la newsletter qu'on apprécie suivre en ce moment : blog du modérateur.

Bonnes pratiques et points de vigilance

À retenir :

Toujours relire et personnaliser les contenus générés par l'IA — ce sont des bases de travail, pas des contenus finis.
Garder votre identité : votre ton, vos valeurs, vos anecdotes locales font la différence. L'IA nivelle, vous humanisez.
Former votre équipe (salariés et bénévoles impliqués dans la communication) pour que tout le monde soit à l'aise avec ces outils.
Définir un cadre clair en interne : quels usages on autorise, quelles données on ne partage pas, quel contrôle humain on maintient.

Points de vigilance :

L'IA peut produire des informations incorrectes ou inventées (on appelle ça des « hallucinations »). Vérifiez toujours les faits, les chiffres et les sources.
Les contenus générés peuvent manquer d'originalité et se ressembler d'une association à l'autre. Personnalisation indispensable.
Certains outils grand public (version gratuite de ChatGPT notamment) peuvent utiliser vos données pour entraîner leurs modèles. Lisez les conditions d'utilisation.
L'IA ne remplace pas la réflexion stratégique ni la connaissance fine de votre terrain, de vos publics et de vos valeurs.

Envie d'aller plus loin ? Rejoignez notre formation le 30 septembre à Quimper !

Nous organisons une journée de formation en présentiel à Quimper le 30 septembre 2026, en petit groupe et dans une ambiance conviviale.
Au programme :

Comprendre les usages concrets de l'IA pour la communication associative
Découvrir les outils les plus utiles
Apprendre à rédiger des prompts efficaces
Pratiquer sur des cas réels : stratégie, plan d'action, calendrier éditorial, rédaction de textes…
Échanger sur les points de vigilance et les bonnes pratiques

7 heures pour passer de la théorie à la pratique, repartir avec des outils concrets et gagner en efficacité dans votre communication.

Pour en savoir plus ou vous inscrire écrivez à anne@ungraindesel.fr

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Communiquer efficacement sur le bénévolat dans votre association

anne — 2026-03-17T14:20:12Z

[Mars 2026]

Le bénévolat est au cœur de notre modèle associatif. Pourtant, de plus en plus d'équipes en Bretagne – et ailleurs – peinent à recruter, fidéliser et accompagner la prise de responsabilités des bénévoles. Nous vous proposons d'explorer dans cet article comment une bonne stratégie de communication sur le bénévolat et l'engagement peut faire la différence.

1. Le bénévolat, cœur battant… mais fragilisé de nos associations

Le bénévolat est un élément essentiel de notre modèle associatif : il fait vivre les projets, ancre les structures dans leur territoire et permet de répondre à des besoins sociaux, culturels, environnementaux, avec engagement et solidarité. Sur le terrain, pourtant, les retours se ressemblent : difficulté à renouveler les équipes, à trouver des administrateurs, à garder la motivation dans la durée, à passer le relais sans conflit ou épuisement...

Derrière ces difficultés, il y a bien sûr des enjeux de temps, de précarité, de mobilité… mais aussi des questions de fonctionnement interne et de communication. S'engager dans un conseil d'administration, ce n'est pas la même chose que donner un coup de main au bar d'un festival ou tenir une billetterie un week-end par an. On mélange parfois ces différents registres dans nos appels à bénévoles, ce qui brouille les attentes de tout le monde.

Parler d'engagement, ce n'est pas seulement lancer des appels “Nous cherchons des bénévoles”. C'est aussi rendre visibles les rôles, nommer les responsabilités, valoriser les parcours, dire clairement ce que l'association propose… et ce qu'elle ne peut pas garantir. Le parcours d'engagement est aussi un sujet de communication.

2. Avant de communiquer : un projet clair et une gouvernance vivante

On a parfois envie de commencer par les affiches, les posts Facebook, les annonces dans la presse locale. Mais une communication solide repose d'abord sur un projet associatif clair et une gouvernance assumée. Si les rôles sont flous en interne, si les instances peinent à se renouveler, si la place des bénévoles n'est pas vraiment définie, la communication va forcément en porter les traces.

Avant de lancer une grande campagne “Rejoignez-nous !”, quelques questions utiles à se poser en collectif :

• De quels types d'engagement avons-nous vraiment besoin aujourd'hui (administrateurs, référents, soutien ponctuel, ambassadeurs…) ?
• Quelles sont les différentes marches de notre parcours d'engagement, depuis la première rencontre jusqu'à la prise de responsabilités (et la sortie) ?
• Comment on accueille et on accompagne les nouveaux bénévoles ?
• Nos statuts, notre règlement intérieur, nos pratiques actuelles encouragent-ils ou freinent-ils la prise d'initiative et la relève ?

Une stratégie de communication sur le bénévolat et l'engagement ne se résume pas à promouvoir votre association. Elle doit pouvoir s'appuyer sur un socle solide : des règles du jeu lisibles, des rôles pensés, un parcours d'engagement qui tient debout. Communiquer ne remplace pas ce travail : la communication vise le rendre visible, compréhensible et attractif.

3. Communiquer de façon responsable : ne pas promettre monts et merveilles

Face à la difficulté à recruter dans nos associations, le risque est de « survendre » l'engagement dans nos communication (un accueil sur-mesure, une possibilité de se faire former…) sans toujours parler des contraintes réelles liées à l'engagement (mobilité, mission à distances, horaires décalé des missions.) . Ces promesses peuvent ainsi mener plus tard en déception, en départs rapides… voire en conflits.

Une communication responsable sur le bénévolat, c'est être transparent sur :
• Le temps réellement nécessaire pour mener à bien un mandat ou une mission.
• Le niveau d'autonomie attendu et de soutien proposé.
• Les ressources dont dispose l'association pour l'accueil et l'accompagnement des bénévoles (et leurs limites).

Il vaut mieux préciser : “Nous mettons un point d'honneur à accueillir et accompagner nos bénévole en proposant une rencontre trimestrielle d'accueil ”. En Bretagne comme ailleurs, les associations qui durent sont souvent celles qui aligne leur discours avec leur réalité terrain, même si cela peut sembler moins séduisant à court terme.

Une stratégie de communication responsable sur le bénévolat et l'engagement cherche « la justesse » plus que « l'effet wahou ». Elle pose un cadre : voilà ce que nous pouvons proposer, voilà ce que nous aimerions, voilà ce que imaginons construisons ensemble. C'est cette clarté qui donne envie de rester.

4. Du “On a besoin de vous !” à “Ce que le bénévolat peut vous apporter”

Dans beaucoup d'appels à bénévoles, le message principal reste : “On a besoin de vous”. On parle de manque de bras, de dossiers en retard, d'événements à organiser… Bref, on communique surtout sur les besoins de l'association, rarement sur ce que l'engagement peut apporter à la personne. Or, pour beaucoup de bénévoles, les motivations sont aussi personnelles : se sentir utile, rencontrer des gens, apprendre, reprendre confiance, tester un projet professionnel....

Recentrer votre communication sur les bénéfices du bénévolat ne veut pas dire tomber dans un discours creux. Il s'agit plutôt de mettre en mots ce que votre association permet vraiment : faire partie d'une équipe soudée, contribuer à la vie locale, développer des compétences, porter une cause qui fait sens. C'est particulièrement vrai pour les jeunes, dont les formes d'engagement sont plus variées et moins “à vie” qu'avant : si le sujet vous intéresse, nous avons d'ailleurs consacré un article à l'engagement et bénévolat des jeunes.

Une bonne question à se poser, avant de diffuser un appel : “Si je lisais ce texte de l'extérieur, est-ce que j'y verrais surtout les besoins de l'asso… ou aussi ce que le bénévolat peut m'apporter ?”. Une stratégie de communication sur le bénévolat et l'engagement gagne à équilibrer ces deux dimensions : le projet collectif et le chemin personnel.

5. Adapter ses messages aux différents types d'engagements

On ne communique pas de la même manière pour recruter un·e administrateur·rice, un·e bénévole référent·e, un soutien ponctuel sur un événement ou une personne qui s'implique toute l'année au sein d'une commission.
Pourtant, il arrive souvent que tout soit mélangé dans un même post ou une même affiche : “On cherche des bénévoles pour renforcer nos équipes et rejoindre le CA”. Résultat : personne ne se projette vraiment.

Pour clarifier, vous pouvez commencer par distinguer quelques grandes familles d'engagement dans votre association :

S'engager au conseil d'administration ou au bureau (gouvernance, stratégie, représentation).
Devenir référent·e sur un projet, un lieu, un outil (coordination, animation, suivi).
Participer comme “petite main” sur des missions précises - ponctuelles (bar, billetterie, logistique, communication ponctuelle…).
Contribuer de manière régulière mais légère (ambassadeur·rice, présence sur des stands, diffusion d'info…).

Pour chaque type d'engagement, vos messages peuvent préciser :

Le rôle concret et son impact.
Le temps moyen à prévoir.
Le niveau d'autonomie et d'accompagnement.
Le “petit plus” qu'on y trouve (ambiance, apprentissages, réseau…).

C'est ce travail de précision qui permet d'éviter l'effet “bénévole déçu”.

6. Se donner le temps : une communication sur le bénévolat se construit dans le temps

Communiquer sur le bénévolat et l'engagement demande du temps, de la cohérence et des retours réguliers des personnes concernées. Ce n'est pas un “coup de communication” à faire avant l'assemblée générale ou un événement : c'est un des fils rouges de la vie associative.
Voici quelques pistes pour ancrer ce travail dans la durée :

Se fixer un temps régulier (par trimestre, par exemple) pour faire le point sur les besoins en bénévolat et ajuster les messages de communication.
Collecter et valoriser des témoignages de bénévoles sur ce qu'ils vivent vraiment dans la structure.
Observer ce qui fonctionne (où viennent les nouveaux bénévoles, quels messages déclenchent des prises de contact, etc.) pour vous appuyer dessus.

En Bretagne comme ailleurs, les petites et moyennes associations qui arrivent à renouveler leur gouvernance et leurs équipes bénévoles ne sont pas forcément celles qui communiquent le plus, mais celles qui communiquent "au plus juste" : avec honnêteté, régularité et une attention réelle portée à la place des bénévoles.

Penser la progressivité de la relation bénévole

On ne passe pas de “Je ne connais pas votre association” à “Je deviens administrateur” en une réunion.
Vous pouvez imaginer votre communication comme un accompagnement par étapes :
– Faire connaître : être visible dans le paysage (événements, réseaux, presse locale, réseaux sociaux).
– Faire comprendre : expliquer clairement votre projet, vos valeurs, vos actions, votre territoire d'intervention.
– Donner envie : partager des témoignages, des coulisses, des exemples concrets de ce que vivent vos bénévoles.
– Proposer un premier pas : une rencontre découverte, une mission courte, une visite, un temps convivial.

Chaque support de communication (site internet, réseaux sociaux, affiche dans une médiathèque, mail aux adhérents, etc.) peut être pensé comme une marche de ce parcours. L'enjeu n'est pas de convaincre tout de suite quelqu'un de “s'engager à fond”, mais de lui donner envie d'avancer d'un pas, puis d'un autre.

7. Et maintenant, on fait quoi ?

Si cet article fait écho à ce que vous vivez aujourd'hui dans votre association, vous pouvez commencer par un court diagnostic en interne :

Est-ce que nos types d'engagement sont bien identifiés et nommés ?
Est-ce que notre gouvernance, nos statuts et nos pratiques soutiennent vraiment le parcours d'engagement ?
Est-ce que nos messages de communication parlent autant des besoins de l'association que de ce que le bénévolat apporte ?

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Vous avez envie d'échanger sur ce sujet, de vous faire accompagner dans vos réflexions ? Contactez notre cabinet : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30 - www.ungraindesel.fr
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Photo de l'article : Pixabay - geralt

Prochaines formations

anne — 2026-01-08T16:57:32Z

En 2026, nous avons plusieurs formations programmées avec des organismes de formations partenaires :

Formation programmées

Introduction aux réseaux sociaux : choisir les bons réseaux et construire sa stratégie mardi 15 septembre 2026 après-midi (3 h 30)
À distance avec la chambre des Associations
Pour connaître les différents réseaux sociaux et cibler les plus utiles pour leur structure ou leur projet et clarifier les enjeux associés à leur utilisation pour définir une stratégie adaptée.
En savoir +

L'IA, mode d'emploi : guide pratique pour une communication associative efficace et pertinente : mercredi 30 septembre 2026 (7 h)
À Quimper, proposé par l'Espace Associatif
Pour identifier connaître les différents usages possibles de l'intelligence artificielle appliqués à la communication associative ; clarifier les enjeux associés à l'utilisation de l'IA et apprendre à construire une commande / un prompt efficace.

Réussir l'animation des réseaux sociaux de son association : Créer des contenus efficaces, visibles et qui engagent vos publics mardi 24 novembre 2026 après-midi (3 h 30)
À distance avec la chambre des Associations
Pour construire une ligne éditoriale cohérente et adaptée à leur association et animer une communauté numérique engagée.
En savoir +

Réussir l'animation des réseaux sociaux de son association : S'organiser, gagner du temps et améliorer ses résultats mardi 1er décembre 2026 après-midi (3 h 30)
À distance avec la chambre des Associations
Pour structurer l'organisation de leur communication sur les réseaux sociaux et mettre en place des pratiques et outils simples pour optimiser leur temps et renforcer l'efficacité des contenus diffusés
En savoir +

Trop d'outils, trop d'infos ? Bien faire circuler l'information dans son association - mardi 2 février 2027 après-midi (3 h 30)
À distance avec la chambre des Associations
Dans les associations, les outils numériques se multiplient (mails, WhatsApp, Drive, Microsoft 365, SMS…), ce qui complique souvent la circulation de l'information et la coopération entre salariés et bénévoles. Ce module aide à clarifier les usages de chaque outil et à définir des règles communes pour communiquer plus efficacement au quotidien.
En savoir +

Construire le parcours d'engagement dans son association mardi 16 et mardi 23 mars 2027 après-midi (7 h)
À distance avec la chambre des Associations
Pour construire les étapes du parcours de l'engagement dans votre structure (avec les bons outils à chaque étape) pour une gouvernance dynamique et construire un plan d'action sur-mesure pour la gestion des ressources bénévoles.
En savoir +

Formation e-learning à la demande

Développer le mécénat et les dons au service d'une radio associative (14h)
> ouvert aux associations hors radios ;-)
À distance avec La Skol Organisme de formation pour les radios associatives

Écrire ou actualiser le projet associatif de sa radio (7)
À distance avec La Skol Organisme de formation pour les radios associatives
Pour comprendre des enjeux du projet associatif et d'en poser les fondations, avec un regard adapté aux réalités des radios.
En savoir +

Communiquer en temps d'incertitude : Les Radios associatives en action ! (7 h)
À distance avec La Skol Organisme de formation pour les radios associatives
Apprenons à affirmer le rôle essentiel de nos radios sans verser dans le conflit ou le discours anxiogène. Cette formation vous invite à prendre du recul pour mieux structurer une communication externe positive, crédible et adaptée à vos différents publics dans le contexte de tension que travers le secteur.
En savoir +

Formations en intra

Nous avons aussi de belles formations prévues en intra (dans une association pour son équipe) : prendre la parole en public, animer une communauté en ligne et susciter la participation, communication interne associative ou encore Linkedin au service des structures d'insertion.
Vous avez un projet de formation ? Contactez Anne Delétoille au 0623335730 ou par mail à anne@ungraindesel.fr

Déjà passé :

Une journée pour accélérer la réussite de votre association sur les réseaux sociaux : mercredi 8 avril 2026 (7 h). À Quimper, proposé par l'Espace Associatif

Introduction aux réseaux sociaux (niveau 1) : mardi 10 mars 2026 après-midi (3 h 30)
À distance avec la chambre des Associations

Mobilisation et animation des équipes bénévoles - accompagner la prise de responsabilité : mercredi 11 et jeudi 12 mars 2026 de 18h45 à 20h15 (3 h 00 en deux ateliers de 1h30))
À distance avec Goueliou Breizh

La communication interne, un outil pour dynamiser son projet associatif : mercredi 1er avril 2026 (7 h) . À Quimper, proposé par l'Espace Associatif

Gérer et animer ses réseaux sociaux (niveau 2) lundi 18 et mardi 19 mai 2026 après-midi (7 h)
À distance avec la chambre des Associations

Gérer efficacement plusieurs communications à la fois

anne — 2025-12-01T13:42:26Z

[Décembre 2025]

Dans de nombreuses associations, la communication peut ressembler à un mille-feuille : on parle d'un « café parents » le mardi, d'une résidence en milieu scolaire le jeudi, d'une collecte de matériel sportif le weekend… et, au milieu de tout ça, on oublie presque de parler de l'association elle-même !
Pour les personnes en charge de la communication, surtout dans des petites et moyennes associations, la question n'est plus « sur quoi communiquer ? » (on ne manque pas de sujets !), mais plutôt : « comment articuler toutes nos communications sans perdre le fil ni se sentir submergé ? »

Dans cet article, je vous propose de : poser un regard sur nos pratiques pour comprendre pourquoi cela semble compliqué et de partager des outils concrets pour y voir clair.

1. Pourquoi est-ce compliqué d'articuler plusieurs communication différentes ?

Dans les petites ou moyennes associations, on cumule souvent :
• La communication événementielle : ateliers, café parents, concerts, réunions publiques, temps forts internes…
• La communication sur les projets : résidences d'artistes en milieu scolaire, actions en prison, programmes avec des habitants, projets financés sur 2 ou 3 ans…
• La communication institutionnelle – sur la structure : vie associative, adhésions, bénévolat, rapport d'activité, campagnes de dons, gouvernance, partenariats, projet associatif…
(liste non exhaustive…)

Sur le papier, tout est lié (et normalement bien relié au projet associatif). Dans la vraie vie, ces communications sont souvent gérées en silo : un salarié suit les projets avec les scolaires, un autre s'occupe des événements, la direction, le conseil d'administration (ou personne…) porte la communication institutionnelle... Chacun communique « dans son coin » ou fait appel à la personne en charge de la communication qui se retrouve à devoir jongler entre les besoins et priorités des uns et des autres.

Résultats : vos publics voient surtout une succession d'événements, les partenaires ne perçoivent pas toujours le projet global, la communication institutionnelle (adhésion, bénévolat, campagne de dons, ligne politique, projet associatif) devient l'angle mort...
Pourtant, d'un point de vue stratégique, la littérature en communication et marketing associatif est assez claire : une communication efficace repose sur la cohérence des messages, la répétition des repères clés (valeurs, missions, publics) et le lien explicite entre les actions et le projet (ce que vous faites / pourquoi vous le faites).

Autrement dit : si vos événements, vos projets et votre « vie associative » ne renvoient pas régulièrement à une même colonne vertébrale, vous dépensez de l'énergie… mais vous ne construisez pas vraiment une image claire, ni une légitimité solide.

2. Revenir à la base : une stratégie de communication écrite (vraiment écrite)

Avant de parler d'outils, il y a un prérequis : une stratégie de communication formalisée, même si elle tient sur 2 pages. À minima, elle devrait répondre à ces questions :

1. Quelle est notre problématique principale de communication ?
Exemples :
◦ « Nos ateliers sont pleins mais personne ne sait qui porte le projet. »
◦ « Nos projets avec les scolaires sont visibles mais on a du mal à recruter des bénévoles. »
◦ « On communique beaucoup sur les événements, mais peu sur le sens et le projet associatif. »
2. Quels sont nos objectifs de communication prioritaires ?
Pas 12. Plutôt 2 ou 3, et très précis du type :
◦ faire connaître l'association comme un acteur identifié de [votre territoire / secteur] auprès des habitants de 30 à 50 ans,
◦ recruter X bénévoles par an,
◦ fidéliser nos X adhérents,
◦ renforcer la légitimité auprès des partenaires / financeurs.
3. Quels publics cibles ?
◦ public des événements (parents, habitants d'un quartier, public scolaire, pratiquant·es d'un club sportif…),
◦ bénévoles actuels et futurs,
◦ adhérents,
◦ partenaires institutionnels, mécènes, bailleurs…
4. Quels messages clés, stables dans le temps ?
C'est ce qui doit ressortir dans toutes vos communications, même les plus petites :
◦ en une phrase, à quoi sert votre association ?
◦ quelles valeurs ou principes d'action vous distinguent ?
◦ à qui vous vous adressez en priorité ?
◦ quels bénéfices concrets pour les publics ?

> on viendra ensuite adapter et compléter ces messages en fonction des objectifs de communication choisis.

Première action concrète : réserver 2 à 3 heures pour formuler et écrire cette stratégie de communication. Même si elle est imparfaite, elle devient votre référence pour arbitrer : on garde / on simplifie / on refuse / on décale une action de communication.

3. Penser votre communication comme une architecture, pas comme une liste d'actions

Une erreur fréquente : gérer la communication comme une succession d'urgences (« il faut absolument faire une affiche pour samedi ! ») sans plan d'ensemble.

À la place, on peut penser sa communication comme une architecture :
• une base : la communication institutionnelle,
• des piliers : événementiel, projets, vie associative,
• des liaisons : ce qui permet de relier chaque action au projet associatif.

Identifier vos « familles de communication »

Vous pouvez par exemple distinguer :
Famille 1 – Communication institutionnelle - la base (ex : présentation de l'association, projet associatif, gouvernance, adhérer / soutenir / donner, devenir bénévole, rapport d'activité global)
Famille 2 – Communication événementielle (ex : café parents, concert de l'école de musique, portes ouvertes, tournoi solidaire dans le club sportif, fête de quartier…)
Famille 3 – Communication de projet (ex : résidence artistique en collège, ateliers en prison, projet d'éducation artistique et culturelle, programme annuel avec des habitants...)

Action concrète : dessinez 3 colonnes sur une feuille ou un tableau : colonne 1 - vos supports institutionnels, colonne 2 - vos principaux événements récurrents, et colonne 3 - vos projets phares. Inscrivez en dessous les supports, outils et actions actuels. Vous verrez tout de suite où ça se concentre… et ce qui manque.

4. Construire un calendrier global : sortir de la gestion « au coup par coup »

Quand on jongle entre événements, projets et communication institutionnelle, un outil devient indispensable : le calendrier global annuel de communication.

L'idée n'est pas de tout prévoir à la virgule près, mais de repérer : les temps forts récurrents (rentrée, assemblée générale, inscriptions, campagne d'adhésion, appel à bénévoles, temps forts de projets…), les périodes de surcharge (mai-juin pour les événements, fin d'année pour les bilans, etc.), les fenêtres disponibles pour la communication institutionnelle.

Que mettre dans ce calendrier ?
Par mois (ou par semaine), vous pouvez intégrer :
• les événements prévus (concerts, cafés parents, portes ouvertes),
• les jalons de projet (lancement d'une résidence, restitution, temps intermédiaires),
• les temps institutionnels (AG, bilan, campagne d'adhésions, recrutement bénévoles),
• quelques « rendez-vous » de communication institutionnelle (un focus trimestriel sur la vie associative, un témoignage de bénévole, un rappel des façons de soutenir l'association, un zoom sur une valeur du projet associatif...=

Action concrète : choisissez un outil simple (tableur, agenda partagé, Trello, outil en ligne collaboratif). Créez 3 codes couleurs : Institutionnel, Événementiel, et Projet. Renseignez d'abord l'institutionnel (la base), puis les projets, puis les événements.
Vous verrez rapidement : si l'institutionnel est totalement absent, si certaines périodes sont saturées, où vous pouvez alléger ou regrouper les actions de communication...

5. Garder la cohérence des messages : relier chaque action au projet associatif

Communiquer sur un café parents, une collecte de matériel sportif ou un concert, ce n'est pas seulement « remplir un événement ». C'est aussi l'occasion de rappeler qui organise, reposer le sens de l'action et donner une image plus complète de l'association.

Trois questions à se poser pour chaque communication (post, affiche, mail)

1. Est-ce que l'association est clairement identifiée ? Logo visible, nom explicite, mention du territoire…
2. Est-ce que je rappelle en une phrase pourquoi on fait ça ? Par exemple :
◦ « Ce café parents s'inscrit dans notre projet d'accompagnement à la parentalité sur le quartier. »
◦ « Ce concert fait partie de notre mission d'accès à la pratique musicale pour tous. »
◦ « Cette collecte permettra à plus d'enfants de pratiquer le sport sans frein financier. »
3. Est-ce que je donne une porte d'entrée vers la vie de l'asso ?
◦ « Envie de rejoindre l'équipe de bénévoles ? »
◦ « Pour découvrir l'ensemble de nos actions : [site / plaquette / contact]. »

Action concrète : créez un petit gabarit de message (pour vos réseaux sociaux ou vos newsletters) avec : 1 phrase sur l'événement ou le projet, 1 phrase sur le sens / la mission, et 1 appel clair vers l'association (adhérer, devenir bénévole, en savoir plus).

6. Être réaliste : on ne peut pas tout faire, tout le temps

Dans les petites structures, la communication repose souvent sur :
• une personne à temps partiel,
• ou une personne qui cumule plusieurs fonctions (coordination, animation, communication),
• ou un binôme salariat / bénévolat
• ou une commission communication
Vouloir tout faire (tout couvrir, être présent partout, multiplier les supports) est le meilleur moyen de perdre en qualité et en cohérence. D'où l'importance de :

Hiérarchiser les besoins de communication… et assumer des choix
Posez-vous ces questions :
• Quels sont les 2 objets prioritaires de communication cette année ? (Par exemple : recruter des bénévoles + rendre visible le projet associatif.)
• Quels supports sont vraiment utiles pour vos publics ? (Par exemple : un site simple + une newsletter + un réseau social bien animé valent souvent mieux que 5 réseaux mal tenus.)

Action concrète : listez tous les supports existants (site, Facebook, Insta, affiches, flyers, programme papier, newsletter…). Pour chacun : cochez ce qui est vital et rayez ce qui pourrait être allégé ou mis en pause pendant un an.

Prioriser aussi… la montée en compétence
Gérer plusieurs communications demande des compétences : rédaction, organisation, outils numériques, travail en transversalité avec l'équipe… Tout le monde ne part pas du même niveau, et c'est normal.

Action concrète : repérez un besoin de formation prioritaire pour les 12 prochains mois (par exemple : « mieux structurer la stratégie de communication », « organiser un calendrier éditorial », « animer les réseaux sociaux sans y passer tout son temps »). Inscrivez-le dans votre plan de formation, même modeste. C'est un investissement pour la suite.

7. Mieux se coordonner en équipe : partager la vision, pas seulement les tâches

Articuler plusieurs communications ne peut pas reposer sur une seule personne « magicienne de la com' ». Il s'agit aussi de : faire circuler l'information, partager les enjeux et clarifier les rôles.

Quelques pistes :
• Un temps régulier de coordination communication
Même 45 minutes par mois avec les personnes concernées (direction, référent·es de projets, accueil…) pour repérer les événements et projets à venir, vérifier qu'ils s'inscrivent dans la stratégie, éviter les doublons, décider ce qu'on ne communiquera pas (et c'est ok)...
• Un document partagé simple
Un tableau partagé où chacun peut déposer les infos essentielles : date, lieu, public, objectif, lien avec le projet associatif, besoins de communication.
• Rappeler régulièrement la « colonne vertébrale »
Au début de chaque réunion, prendre 5 minutes pour rappeler : les objectifs de communication de l'année, les publics prioritaires et les messages clés.

8. En résumé : construire une communication claire, digeste et cohérente

Gérer plusieurs communications à la fois, ce n'est pas : multiplier les posts, faire une affiche pour chaque action ou encore dire oui à toutes les demandes. C'est plutôt :

• Clarifier le cap (problématique, objectifs, publics, messages) par écrit.
• Structurer vos familles de communication (institutionnelle, projets, événements).
• Planifier à l'année, même de façon simple, pour éviter la communication « au dernier moment ».
• Relier chaque action au projet associatif, pour que vos publics comprennent qui vous êtes vraiment.
• Assumer des choix : mieux vaut communiquer moins, mais de façon alignée, que saturer les canaux sans cohérence.
• Investir un minimum dans la montée en compétence de celles et ceux qui portent la communication.

Parce qu'au fond, la communication n'est pas seulement une question d'outils ou de « visibilité ». C'est un levier pour rendre lisible votre projet, renforcer votre légitimité et permettre à vos actions (événementielles, de projets et associatives) de trouver toute leur portée.

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Contactez-nous pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30
Vous pouvez également consulter notre article Communication commerciale et ESS : une contradiction ?.

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Repenser son rapport au budget de communication

anne — 2025-08-28T10:41:16Z

[Septembre 2025]

Y-a-t-il un complexe de l'argent dans le monde associatif ?

Dans nos associations, l'argent fait souvent figure de sujet délicat. D'un côté, l'engagement nous pousse à consacrer le moindre euro durement récolté aux projets, à la cause, à l'action. De l'autre, la communication, vue comme optionnelle voir parfois superficielle, est reléguée au second plan, quand elle n'est pas tout simplement bannie des priorités budgétaires. Résultat : on ne construit pas de budget communication ou on pense ne pas avoir de budget ou encore on le disperse dans différentes ligne budgétaires sans le formaliser.
Pourtant, avoir un budget dédié, même modeste, est un signal fort : il montre que la communication existe, qu'on l'assume comme un levier stratégique, et que ces choix sont réfléchis. Elle vaut, au même titre que les autres fonctions supports.

1. la notion d'investissement dans la communication

Parler de budget de communication peut susciter des crispations si on le présente uniquement comme une « dépense ». En revanche, si on l'envisage comme un programme d'investissements, compatible avec le compte d'emploi des ressources, l'approche change totalement. Investir en communication, c'est faire le choix de soutenir la progression de l'association dans la durée, et non de « brûler » de l'argent sur du court terme.

Concrètement, une partie des frais engagés sont pérennes : on ne refait pas un site internet chaque année, ni un kakémono tous les six mois. Une plaquette non datée, un gabarit de présentation PowerPoint, un visuel institutionnel bien pensé peuvent servir plusieurs saisons, parfois plusieurs années. On peut même mutualiser certains de ces investissements avec d'autres structures du territoire pour en réduire le coût initial.

De plus, l'investissement ne se limite pas aux supports matériels. Il peut aussi être immatériel : se former en interne à la communication pour gagner en autonomie, financer une banque d'images ou une série de photos professionnelles qui pourront illustrer différents supports dans le temps, ou encore souscrire à un outil numérique collaboratif qui simplifie la diffusion d'informations. Ces choix, une fois actés, permettent de consolider la visibilité de l'association et d'éviter d'avoir à « réinventer la roue » à chaque action.

En présentant la communication comme un investissement stratégique et durable, et non comme une dépense accessoire, on parle le langage du conseil d'administration, du trésorier et même des financeurs : chaque euro investi est là pour renforcer l'efficacité et l'impact du projet associatif.

Une action concrète à mettre en œuvre dans votre structure : se renseigner sur la notion d'amortissement pour comprendre comment on eut répartir dans le temps certaines coûts de communication pérennes (logiciel, site internet, création d'une charte graphique)

J'en profite pour préciser ici que le budget communication peut aussi prendre en compte le temps dédié à la communication. en effet beaucoup d'actions "gratuites" sont couteuses en temps : relations presse, animation des réseaux sociaux, faire un reportage photo, mises en page sur un logiciel libre, Canva...

2. Même petit, un budget à son importance et il existe !

Même limité à 100, 200 ou 500 €, dédier un budget à la communication fait une vraie différence :

Cela permet de montrer que la communication est actée, prise en compte dans la vie de la structure. C'est un gage de professionnalisme
Cela légitime la fonction dans les yeux des bénévoles, salariés, adhérents, partenaires, financeurs.
Cela peut aider à choisir et justifie les choix "en conscience" (flyers simples, impressions responsables, partenariats…).

Une action concrète à mettre en œuvre dans votre structure : inscrire dans le budget annuel une ligne « communication » d'un montant même jugé symbolique (ex : 300 €). Ce peut-être juste pour financer deux tirages de flyers ou l'achat d'un nom de domaine ; l'important ici est de nommer cet engagement.

De même, beaucoup de collectifs que j'accompagne me dise "nous n'avons pas de budget communication", hors bien souvent, en réalité, la communication est présente mais invisible : cartes de visite, site internet, impressions diverses, stand, kakémono… Ces coûts sont généralement répartis dans des lignes comptables comme "Fournitures administratives", "Frais postaux et de télécommunications" ou encore "Divers" ce qui n'aide pas à "visualiser" le budget communication.

Action concrète à mettre en œuvre dans votre structure : réaliser un mini audit interne de l'année passée : recenser tous les coûts liés à la communication (impressions, site internet, goodies, fournitures…). Cette cartographie montre que, oui, même quand on croit ne rien dépenser, un budget existe — c'est juste qu'il n'est pas visible.

3. Lever le frein moral : l'argent, la communication, le marketing ne sont que des outils

Il y a ce réflexe que nous connaissons bien : « toutes les ressources doivent aller aux projets… pas à la communication ». Mais pour que les projets atteignent leurs cibles — partenaires, financeurs, publics — ils doivent être visibles, crédibles, compris. Et aujourd'hui, dans une société saturée de messages, ne pas communiquer, cela interroge : « Vous existez toujours ? Vous êtes fiables ? ».

Le problème ce n'est pas la communication ou le marketing qui ne sont que des outils. L'important c'est ce que vous en faite et en quoi votre communication est alignée avec votre projet et les valeurs qui vous portent.

Action concrète à mettre en œuvre dans votre structure : formuler simplement un argumentaire qui explique en quoi communication est un investissement stratégique et non un coût superflu dans votre association et son projet (n'hésitez pas à donner des exemples concrets, des chiffres, des témoignages).

Par exemple :
"Nous consacrons cette année 300 € à promouvoir nos actions pour accroître notre impact et attirer de nouveaux bénévoles, l'an passé cela nous à permis d'accueillir 5 nouveaux membres." ou encore "Notre association renouvelle chaque année l'achat du nom de domaine et l' hébergement de son site internet qui permet à nos 500 familles adhérentes de s'inscrire en ligne à nos ateliers ce qui fait gagner du temps à notre secrétaire d'accueil" .

Même modeste, cette ligne budgétaire devient un levier de confiance.

Conclusion — Pourquoi ce budget compte vraiment

Au final, consacrer un budget à la communication (peut importe sa taille), permet de soutenir votre projet associatif sous différents aspects :

Recruter et fidéliser des bénévoles : les gens ne s'engagent pas dans une association qu'ils ne connaissent pas.
Trouver de nouveaux partenaires : mécènes ou collectivités donne leur confiance plus facilement une structure qui communique, même modestement.
Montrer l'impact de vos action : photos, témoignages, résultats…

tout cela nécessite une mise en forme, donc des supports et donc un budget.

Cette liste bien sûr n'est pas exhaustive !

Ainsi, au carrefour entre le concret et la vision, la communication devient un outil d'essaimage et de clarté. Elle nourrit l'identité du projet, montre qu'on est là, toujours engagés. Et cela, chers acteurs de l'ESS, ce n'est pas que du marketing… c'est de la légitimité et du militantisme !

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Vous pouvez également consulter notre article Communication commerciale et ESS : une contradiction ?.

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Communication commerciale et ESS : une contradiction ?

anne — 2025-06-26T16:39:20Z

[Juin 2025]

Quand on parle de communication dans l'économie sociale et solidaire, on pense souvent à la communication institutionnelle : faire connaître les valeurs de son projet, rendre compte de ses actions, alimenter le lien avec les adhérent·es, les bénévoles, les partenaires…

Il existe pourtant d'autres formes de communication dont une souvent taboue dans notre secteur : la communication commerciale.

Derrière ce mot qui peut crisper, on parle simplement d'une communication orientée vers la promotion et la vente de prestations, produits ou services. Cela peut concerner une formation, un spectacle, un accompagnement, une création artisanale, une activité de loisirs, etc. Et cette communication vise des publics variés : particuliers, associations, collectivités, entreprises…
Or, dans le contexte actuel, cette dimension devient de plus en plus centrale pour les structures de l'ESS.
On vous explique pourquoi… et surtout comment s'y prendre sans trahir ses valeurs.

Pourquoi développer une communication commerciale dans l'ESS ?

Depuis plusieurs années, on observe une évolution nette des modèles socio-économiques dans le champ associatif et coopératif. Les financements publics, historiquement majoritaires pour beaucoup d'associations, se stabilisent ou diminuent, tandis que les charges augmentent et que les financeurs attendent de plus en plus que les structures montrent leur capacité à s'autofinancer ou à générer de la valeur par leurs propres moyens.

Dans ce contexte, beaucoup d'acteurs développent :

des prestations de service (formations, accompagnements, ateliers…),
des productions culturelles ou artistiques,
la vente de produits issus de chantiers d'insertion, de l'agriculture, de l'artisanat,
ou encore des événements ou projets payants (festivals, séjours, événements…).

Si on veut que ces offres trouvent leur public, il faut qu'elles soient visibles, compréhensibles, attractives. C'est là qu'intervient la communication commerciale.

Mais attention, il ne s'agit pas de devenir une agence de publicité ou de vendre à tout prix. Il s'agit de rendre lisible votre offre, de valoriser ce qu'elle apporte, et de créer les conditions pour que les bonnes personnes puissent y accéder.
Bref, une communication éthique et alignée avec vos valeurs, au service de vos missions.
Construire sa stratégie de communication commerciale pas à pas.

Voici les grandes étapes que nous proposons pour construire une communication commerciale claire, utile et réaliste.

1. Clarifier votre problématique et votre objectif

Avant de lancer des supports ou des campagnes, il est essentiel de poser les bonnes questions :

Que voulons-nous promouvoir ou vendre ?
Pourquoi avons-nous besoin de développer cette activité ?
Que cherchons-nous à obtenir à travers cette communication ? (plus d'inscriptions, plus de visibilité, plus de partenariats…)
Quel est le problème / le frein aujourd'hui ?

Exemple : une association qui propose des séjours éducatifs constate une baisse des inscriptions depuis deux ans. Son objectif est de reconquérir un public familial local.

2. Identifier et analyser vos publics cibles de communication

Qui sont les publics auxquels on souhaite / doit s'adresser ? Quels sont leurs besoins, leurs freins, leurs canaux d'information ?
On peut distinguer groupes de profils : partenaires, clients directs, prescripteurs…
Prenons le temps de bien connaître ces personnes, leur quotidien, leurs mots, leurs motivations. Plus on sera précis·e, plus notre message pourra faire écho.

Outil utile : la matrice « portrait de public » (qu'on peut vous envoyer sur demande) avec des infos comme : qui sont-ils, besoins, attentes, habitudes de communication etc.

3. Formuler votre proposition de valeur

Une fois les publics cibles identifiés, il s'agit de traduire votre offre en bénéfices concrets pour ces personnes.
On peut s'appuyer sur cette question :
"Qu'est-ce que ça va changer pour elles de participer à notre formation / atelier / festival ?”

Exemple : au lieu de dire “atelier compost”, dire “apprenez à réduire vos déchets facilement et retrouvez du plaisir à jardiner, même en ville.”

4. Construire des argumentaires par type de public

Vous ne vous adressez pas à une mairie, un particulier, ou une structure partenaire de la même manière, il vous faut construire des argumentaires sur-mesure.
Il également utile de construire des argumentaires “à tiroirs” :

des accroches pour susciter l'intérêt,
des arguments rationnels (qualité, tarif, encadrement),
des arguments émotionnels (plaisir, simplicité, utilité sociale),
des réponses aux objections fréquentes (prix, logistique, temps…)
une proposition d'appel à l'action (vous pouvez...)

Exemple : pour une formation, prévoir un argumentaire pour les personnes intéressées, mais aussi pour leurs employeurs à convaincre.

5. Cartographier le parcours de décision de vos “prospects”

Une personne ne s'engage pas en un clic, il faut souvent plusieurs étapes :

1. Je découvre l'offre.
2. Je m'y intéresse.
3. Je cherche des infos pratiques.
4. Je pose une question.
5. Je m'inscris… ou j'abandonne.
Identifier ces étapes pour vos publics permet de repérer où se situent les points de friction ou zone de flou (informations manquantes, formulaire compliqué, lien inactif, etc.)

Conseil : testez vous-même votre parcours d'inscription et demandez à un regard extérieur de jouer le jeu !

6. Choisir les bons outils de communication

Pas besoin de multiplier les supports : l'essentiel, c'est qu'ils soient adaptés à vos cibles (répondent à leur questions) à jour et accessibles facilement.

Quelques exemples :

Une page web claire et à jour avec une prise de contact facilité (téléphone, formulaire...)
Un flyer ou une affiche diffusée bien diffusée
Une infolettre – newsletter ciblée
Une mini-présentation PDF à envoyer aux partenaires pour en faire de bons relais de communication
Un catalogue numérique qu'on met à jour facilement
Un rendez-vous visio / atelier découverte / webinaire de présentation de vos formations / services...

Exemple : la chambre des associations propose sur son site internet un catalogue numérique en ligne de ses formations avec une page pour chaque module présentant : dates, tarifs, contact et un lien d'inscription directe.

7. Prospecter activement

Ce mot peut faire peur. Mais dans les faits, c'est souvent une action simple : (re)contacter des personnes ou structures pour leur faire connaître et proposer votre offre.
Cela peut être :

Relancer d'ancien·nes participant·es à vos événements, adhérents, partenaires...
Solliciter des relais ou prescripteurs,
Participer à un salon ou une rencontre pro,
Appeler une mairie ou une structure amie…

Conseil : préparez avant tout un listing de contact avec des catégories (secteur d'activité par exemple) puis penser votre message : clair et souple, sans pression, qui explique ce que vous proposez et pourquoi ça peut les intéresser. Pensez à l'appel à l'action ex : vous pouvez nous joindre au… Rendez-vous sur notre site pour s'inscrire sur www….

8. Planifier et relancer

Communiquer, c'est aussi s'organiser dans le temps : quoi, quand, comment, par qui ?

Pensez notamment à :

poser un calendrier simple avec le niveau de précision qui vous convient (jour, semaine ou mois ?)
automatiser certaines tâches si possible (infolettres, posts réseaux),
planifier des relances (mail, téléphone, direct…). En général on peut prendre en considération 3 relances pour un public avant qu'il « passe à l'action » (inscription, appel…) à étaler dans le temps bien sur.

Outil : un petit tableau agenda du plan de communication sur 2 à 3 mois, à remplir en équipe ou en solo. On peut aussi utiliser des outils de planification comme la matrice Eisenhower.

Conclusion : et si on assumait de mieux vendre… ce qui a du sens ?

La communication commerciale peut paraître en contradiction avec les valeurs de l'Économie Sociale et Solidaire. Mais ce n'est pas elle qui est problématique, c'est la manière dont on la pense et la pratique.

Il s'agit ici de défendre une activité qui a du sens, de donner accès à des actions utiles, et de renforcer la pérennité de notre structure.

Il n'y a pas de honte à vendre un bon produit.

Il n'y a pas de contradiction à vouloir qu'il soit vu, compris et choisi par les bonnes personnes.

Et si on s'autorisait, collectivement, à le faire avec simplicité, sincérité et stratégie ?

Contactez-nous pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30

Vous pouvez également consulter notre article Construire un rétroplanning efficace ou encore notre boîte à outils.

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Partir ou rester sur les réseaux sociaux ?

anne — 2025-03-18T17:59:15Z

[Mars 2025]

De nombreux acteurs de l'Economie Sociale et Solidaire se questionnent sur le fait de rester ou non sur tel ou tel réseau social et l'impact que cette décision pourrait avoir sur leur image et leur notoriété. Pour accompagner vos réflexions en interne nous vous proposons quelques questions à vous poser :

𝟏. 𝐀𝐥𝐢𝐠𝐧𝐞𝐦𝐞𝐧𝐭 𝐚𝐯𝐞𝐜 𝐥𝐞𝐬 𝐯𝐚𝐥𝐞𝐮𝐫𝐬 𝐝𝐞 𝐥'𝐚𝐬𝐬𝐨𝐜𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

Les valeurs de ce réseau social sont-elles alignées avec celles de notre association ? Il s'agit ici de sortir de sa posture personnel pour faire référence au projet associatif, aux valeurs du collectif.
La plateforme respecte-t-elle nos principes en matière d'éthique et de responsabilité sociale ?

𝟐. 𝐄𝐟𝐟𝐢𝐜𝐚𝐜𝐢𝐭𝐞́ 𝐝𝐞 𝐥𝐚 𝐜𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐜𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

Ce réseau social nous permet-il réellement d'atteindre nos publics cibles de communication ?
Quel pourcentage de notre audience active interagit avec nos contenus sur ce réseau ?
Le réseau social nous aide-t-il à générer des opportunités concrètes (dons, adhésions, participation à nos événements...) ?
Il faut redonner sa juste place aux réseaux sociaux dans votre "mix de communication", y-z-t-il un impact réel sur votre communication si vous quitter tel ou tel réseau ?

𝟑. 𝐅𝐢𝐚𝐛𝐢𝐥𝐢𝐭𝐞́ 𝐞𝐭 𝐬𝐞́𝐜𝐮𝐫𝐢𝐭𝐞́ 𝐝𝐞 𝐥'𝐨𝐮𝐭𝐢𝐥

Peut-on compter sur la plateforme pour diffuser nos messages sans interruptions ou polémiques imprévues ?
Les données de notre association et de nos membres sont-elles en sécurité sur cette plateforme ?

𝟒. 𝐑𝐞𝐬𝐬𝐨𝐮𝐫𝐜𝐞𝐬 𝐢𝐧𝐭𝐞𝐫𝐧𝐞𝐬 𝐝𝐢𝐬𝐩𝐨𝐧𝐢𝐛𝐥𝐞𝐬

Avons-nous suffisamment de temps et de ressources humaines pour gérer un compte actif sur ce réseau ?
Les efforts investis dans la gestion de ce réseau sont-ils proportionnels aux résultats obtenus ?
On sous-estime bien souvent le temps nécessaire à une bonne gestion des réseaux sociaux.

𝟓. 𝐀𝐥𝐭𝐞𝐫𝐧𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐬 𝐩𝐨𝐬𝐬𝐢𝐛𝐥𝐞𝐬

Quelles autres plateformes ou outils pourraient mieux répondre à nos besoins ?
Peut-on toucher notre public cible via d'autres supports ou actions de communication (affichage, événement, site internet, presse...) ?
Des alternatives dites libres / décentralisées se développent (Bluesky, Mastodon...). Si elles ne rassemblent pas aujourd'hui des communauté de taille comparable au géants du secteur, ces plateformes ont l'avantage d'attirer une communauté plutôt militante / engagée. Si c'est un public important pour vous en terme de communication, il peut être judicieux d'étudier ces nouvelles opportunités.

𝟔. 𝐏𝐞𝐫𝐜𝐞𝐩𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐞𝐭 𝐢𝐦𝐚𝐠𝐞 𝐝𝐞 𝐥'𝐚𝐬𝐬𝐨𝐜𝐢𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧

Notre présence sur ce réseau social est-elle perçue positivement ou négativement par nos partenaires, nos financeurs, notre communauté ? N'hésitez pas à questionner vos publics de communication sur leur vision.
Y a-t-il un risque que notre présence soit associée à des controverses propres à la plateforme ?

𝟕. 𝐒𝐜𝐞́𝐧𝐚𝐫𝐢𝐨𝐬 𝐞𝐧 𝐜𝐚𝐬 𝐝𝐞 𝐝𝐞́𝐩𝐚𝐫𝐭

Comment informer notre communauté de notre choix de quitter la plateforme ?
Quels moyens mettons en place pour assurer la continuité de notre communication ailleurs ?
N'agissez pas dans l'urgence, prenez le temps de prévenir votre communauté si vous quittez un réseau (au moins 3 semaines avant). N'oubliez pas que moins vous publiez régulièrement et moins votre communauté voit vos publications ou vient sur votre page, il faut donc lui laisser le temps de voir votre annonce et lui proposer un autre espace d'échange (rdv sur votre site internet ou autre).

𝟖. 𝐄́𝐯𝐚𝐥𝐮𝐚𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐝𝐞𝐬 𝐫𝐞́𝐬𝐮𝐥𝐭𝐚𝐭𝐬

Quand avons-nous évalué pour la dernière fois notre impact sur cette plateforme ?
Quelles indicateurs peuvent nous aider à prendre une décision éclairée (ex. taux d'engagement, portée organique, conversion) ?
Nous préconisons en général un suivi mensuel de 1 à 3 indicateurs maximum pour des petites structure.

Conclusion :
Quitter un réseau social est une décision stratégique qui mérite réflexion. En vous posant les bonnes questions, vous pourrez évaluer si cette plateforme est réellement utile à votre communication ou si d'autres alternatives seraient plus pertinentes. L'essentiel est de faire un choix aligné avec vos valeurs, vos objectifs et vos ressources. N'oubliez pas de prendrez le temps d'informer votre communauté (quel que soit votre choix) et d'assurer la continuité de votre communication via d'autres canaux !

Contactez-nous pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30

Vous pouvez également consulter notre article "Organiser la communication dans un collectif" qui peut vous aider pour la rédaction de procédures internes ou encore notre boîte à outils.

Comment gérer une crise d'image ou de réputation en communication ?

anne — 2024-12-10T14:22:13Z

[Décembre 2024]

Une crise d'image est une situation où la perception qu'ont les publics d'une organisation, d'un événement ou d'une marque se dégrade soudainement.

Elle peut être causée par des actions, des événements ou des communications qui vont à l'encontre des valeurs ou des attentes du public, entraînant une perte de confiance, des critiques ou un impact négatif sur la réputation.

En résumé, c'est un problème de réputation qui affecte la crédibilité et la relation avec les parties prenantes.
Nous vous proposons aujourd'hui quelques pistes pour gérer ces situations complexes en terme de communication.

1- Gérer la crise… quand ce n'est pas la crise : mieux vaut prévenir que guérir !

Être prêt avant qu'une crise ne survienne est essentiel pour réagir rapidement et limiter les impacts négatifs. Il est primordial se préparer en dehors d'une période de crise pour avoir le temps d'anticiper (dans de bonnes conditions). Vous pouvez ainsi :

Identifier les risques potentiels dans votre activité : analyser les « vulnérabilités » (situations ou actions qui pourraient provoquer une crise : erreurs organisationnelles, mauvaise perception d'une campagne, partenariats controversés…).
Évaluer les impacts possibles : prioriser les risques selon leur probabilité et leur gravité pour mieux cibler les efforts de préparation.
Mettre en place une « cellule de crise » en créant une équipe dédiée (chargé·e de communication, direction, responsables de projets, bénévoles influents…) et bien définir les rôles et responsabilités de chacun (ex : rédiger les messages, surveiller les réseaux sociaux, et une pour répondre à la presse). Vous pouvez aussi créer vos “fiches réflexes” :
- Gestion du temps : que fait-on dans les 5 premières minutes ? Dans la première heure ? La première journée ?
- Gestion des tâches : qui fait quoi dans l'équipe direction / DD/ com ?
- Gestion des lieux : que fait-on au standard ? Que fait-on à l'accueil ? Que dit-on à la presse ?
- Gestion des personnes : qui sera le porte-parole ?
Élaborer un plan de communication de crise : préparer des scénarios (imaginer les crises possibles et prévoir des réponses adaptées. Ex : une critique sur un partenariat ou un événement jugé non écoresponsable- et créer des modèles de communication (rédiger à l'avance des communiqués génériques, des réponses pour les réseaux sociaux et des points clés pour les porte-paroles).
Former et sensibiliser l'équipe et notamment préparer ceux qui prendront la parole à répondre de manière claire, calme et cohérente, notamment face aux médias. Ne pas oublier de sensibiliser vos bénévoles sur l'importance de la cohérence des messages et leur rôle dans la gestion de la réputation.
Mettre en place des outils de veille pour suivre les mentions de l'association dans les médias et sur les réseaux sociaux (ex : Google Alerts, Hootsuite, Talkwalker) et identifier rapidement les critiques ou tendances qui pourraient dégénérer en crise
Construire une base solide de confiance : en soignant la transparence dans vos communications pour habituer vos publics à une communication ouverte et honnête et en diffusant des bilans d'actions positives pour renforcer la crédibilité et le capital confiance.
Anticiper les questions juridiques et éthiques
- Connaître les obligations légales : être au clair sur les droits et responsabilités en cas de crise (ex : gestion des données personnelles, responsabilité environnementale).
- Se préparer aux débats éthiques : anticiper les critiques sur des sujets sensibles pour répondre de manière réfléchie et cohérente avec les valeurs de l'association.

2- Pendant la crise… Calme et détermination !

L'interne avant l'externe : cette règle s'applique à toute démarche de communication mais devient indispensable en cas de crise de communication. Lorsqu'une crise d'image est détectée, nous vous conseillons d'en parler tout de suite en interne pour rassurer l'équipe (« on a vu, on s'en occupe). Profitez-en pour pour consulter les équipes (faire remonter rapidement les informations terrain pour avoir une vision claire et précise).
Rester calme et reconnaître la crise rapidement : reconnaître publiquement le problème et adopter une posture proactive en montrant que l'équipe est au courant et prend la situation au sérieux.
Analyser et comprendre la situation : enquêter en interne, prendre le temps et évaluer le juste niveau de risque
- Identifier la cause : qu'est-ce qui a déclenché la crise ? (Ex : manque de solutions de transport durable, pollution visible, incohérence avec les engagements annoncés).
- Évaluer l'impact : quels publics sont touchés (festivaliers, partenaires, médias) et quelles perceptions sont en jeu ? Est-ce vraiment une crise ?
Communiquer de manière transparente et rapide : il faut commencer par expliquer le fond de la crise (de quoi on parle exactement pour éviter les interprétations). Nous vous invitons à reconnaître les erreurs sans minimiser : être honnête sur ce qui s'est mal passé ("Nous avons sous-estimé X aspect. Nous en sommes désolés et travaillons pour rectifier la situation."). Vous pouvez ensuite expliquer les actions en cours et détailler les mesures correctives ou les actions immédiates entreprises. Le plus ? Montrer visuellement ou via des messages les mesures mises en place pour regagner la confiance.
Adopter un ton humain et empathique : montrer que votre équipe partage les mêmes valeurs que les publics concernés : "Comme vous, nous voulons un festival écoresponsable et nous travaillons pour être à la hauteur de cet engagement."
Sortir le débat du numérique quand c'est possible : l'écrit ne permet pas d'entendre l'intonation, de voir la communication non verbale… les échanges sous publication Facebook par exemple on tendance à s'éterniser … pour rien. Mieux vaux proposer une alternative de discussion pour poursuivre le dialogue (un live, une FAQ ou une table ronde), répondre aux questions directement et montrer votre transparence.
Surveiller les réactions en temps réel (réseaux sociaux, articles de presse), répondre rapidement aux commentaires pour éviter l'escalade, rectifier avec calme et précision les fausse informations (en évitant de confondre vitesse et précipitation) et ajuster sa stratégie en fonction des retours.
Mobiliser les parties prenantes : associer bénévoles, partenaires ou festivaliers aux solutions pour montrer un effort collectif.

3- Après la crise… Tirer des conclusions et préparer la suite

Analyser les failles : identifier ce qui a conduit à la crise (organisation, communication, logistique) pour éviter qu'elle ne se reproduise.
Partager un bilan post-crise : rédiger un bilan clair, diffusé à tous les publics concernés, pour montrer les efforts réalisés et annoncer les mesures correctives pour éviter que cela se reproduise
Clôturer la crise : il est important de savoir « clôturer la crise », cesser de communiquer dessus, passer à autre chose.
Valoriser l'expérience pour renforcer l'image à long terme :
- Transformer la crise en opportunité : montrer que l'événement a été un levier pour progresser
- Soutenir la mobilisation collective : engager partenaires et publics dans un processus d'amélioration continue.
- Intégrer les leçons apprises dans une communication durable et inspirante
- Mettre à jour les documents de procédure et fiches réflexes de la cellule de crise

Conclusion
Gérer une crise d'image nécessite une approche méthodique et transparente pour regagner la confiance des parties prenantes tout en limitant les impacts négatifs.
La clé pour gérer une crise d'image est de rester transparent, d'agir rapidement, et de transformer cette difficulté en une opportunité de progression. Une gestion honnête et proactive peut même renforcer la crédibilité et la fidélité à long terme.

N'hésitez pas à adapter ces conseils à la taille et aux spécificités de votre structure.

Contactez-nous pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30

Vous pouvez également consulter notre article "Organiser la communication dans un collectif" qui peut vous aider pour la rédaction de procédures internes ou encore notre boîte à outils.

Illustration : Mohamed_hassan

Comment améliorer la circulation de l'information dans mon association ?

anne — 2024-09-18T07:45:42Z

[Septembre 2024]

Vous avez l'impression que l'information circule mal au sein de votre association ? Les décisions sont prises sans que tout le monde en soit informé ? Les projets peinent à avancer faute de coordination ? De nombreuses associations sont confrontées à ces difficultés. Pourtant, une communication interne efficace est la clé d'une collaboration réussie et d'une association dynamique.

La bonne circulation de l'information est en effet essentielle pour que tout le monde (salariés, administrateurs, bénévoles...) trouve sa place et puisse travailler efficacement et sereinement avec les autres. Elle favorise la collaboration, renforce le sentiment d'appartenance et contribue au succès de vos projets.
Or, si de nombreux collectifs mettent en place des outils, il peut parfois arriver que les canaux d'information ne soient pas toujours parfaitement adaptés à l'évolution des besoins.

Comment faire pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde et que l'information circule de façon claire et rapide ? On vous propose quelques pistes à explorer et valables quelle que soit la taille de votre structure !

Pourquoi une communication interne efficace est-elle essentielle ?

Une communication interne efficace est le ciment qui lie les membres d'une association. Elle permet de partager une vision commune, de renforcer la cohésion d'équipe et de favoriser l'engagement de chacun. Lorsque l'information circule librement et que les décisions sont prises de manière transparente, les membres se sentent valorisés et motivés à s'investir dans les projets de la structure. De plus, une communication interne fluide permet d'améliorer la prise de décision, de gagner en efficacité et de renforcer l'image de l'association auprès de ses partenaires et du grand public.

Une mauvaise communication, au contraire, entraîne de nombreuses conséquences négatives. Une perte de temps considérable est souvent observée lorsque les informations erronées ou manquantes engendrent des retards dans la réalisation des projets et des redondances dans les tâches. La démoralisation des membres est également fréquente lorsque ceux-ci ne sont pas informés ou se sentent exclus des décisions. Cela peut entraîner une perte de motivation et un sentiment de frustration. Les conflits internes peuvent être une autre conséquence directe d'une communication défaillante. Les malentendus et les interprétations erronées peuvent générer des tensions et nuire à la collaboration au sein de l'équipe. Enfin, une réduction de la productivité est inévitable lorsque la communication est défaillante. La coordination des tâches est alors difficile et les objectifs du projet sont plus compliqués à atteindre.

Identifier les besoins de communication interne spécifiques à votre association

Avant de mettre en place une stratégie de diffusion de l'information, il est essentiel d'identifier les besoins spécifiques de votre collectif. Pour cela, vous pouvez mener une enquête auprès de vos membres afin de connaître leurs enjeux, besoins et attentes.

Chaque association a ses propres dynamiques internes. Certaines ont des bénévoles qui ne sont pas disponibles en journée, d'autres travaillent avec une équipe répartie sur une région entière... La première étape est donc de bien identifier vos besoins et problématiques éventuelles sur la circulation de l'information dans votre écosystème.

Exemple 1 : vos bénévoles qui ne consultent leurs mails qu'après leur travail risquent de passer à côté d'informations urgentes envoyées en journée. Cela peut créer des retards dans la prise de décisions ou l'organisation des activités. Une solution ici pourrait être d'utiliser un outil de messagerie instantanée, comme WhatsApp ou Signal, où l'on peut créer des groupes dédiés pour des échanges plus rapides et asynchrones.

Exemple 2 : les administrateurs peuvent avoir besoin d'une vision d'ensemble pour la gouvernance de l'association, alors que les salariés doivent plutôt recevoir des informations opérationnelles sur les projets en cours. Une newsletter interne mensuelle peut suffire pour les uns, tandis qu'une communication plus régulière est nécessaire pour les autres.

Conseil 1 : prenez le temps de répondre à la question « qui doit recevoir quelle information, quand et comment ? ». Cela vous évitera de saturer certaines personnes d'informations inutiles tout en vous assurant que les bonnes personnes ont accès aux informations essentielles au bon moment.
D'autre part, posez-vous une seconde question : est-il nécessaire que tout le monde reçoive toutes les informations ?

Conseil 2 : identifier les horaires de disponibilité de chaque groupe de personnes (salariés, bénévoles, administrateurs) et adaptez vos canaux de communication en fonction de ces contraintes.

Mettre en place des outils adaptés à votre structure

Une fois les besoins identifiés, il est temps de choisir les bons outils. Leur sélection dépendra de la taille de l'association, de la nature des activités et des préférences des membres (ex : outils collaboratifs, messagerie, intranet). Vous n'avez pas besoin d'imaginer des solutions complexes ou coûteuses pour que la communication soit fluide. Voici quelques outils simples qui peuvent déjà améliorer grandement la circulation de l'information dans votre organisation.

– Messagerie instantanée (WhatsApp, Signal, Slack, Teams, Discord...) : cet outil permet notamment de réduire le nombre de mails et de favoriser des discussions plus instantanées. Il est idéal également pour les échanges rapides et informels.
– Stockage partagé (Google Drive, Dropbox...) : l'idée ici est de stocker et centraliser les documents pour que tout le monde puisse accéder aux mêmes informations à jour (et les retrouver), et éviter les envois répétés de mails (voir les doublons). Un espace partagé est particulièrement utile pour les documents de travail, comptes-rendus de réunions, documents administratifs...
– Outil gestion de projets (Trello, Asana...) : ces outils permettent de visualiser l'avancement des projets qui rassemblent plusieurs collaborateurs, d'attribuer des tâches et de s'assurer que chacun soit au courant des deadlines importantes. Ils sont particulièrement utiles si vous gérez plusieurs projets en parallèle mais attention ils peuvent rapidement devenir un enfer s'ils ne sont pas bien calibrés.

– Autres exemples de supports de communication interne utiles :

Intranet : un espace privé en ligne pour partager des informations et des ressources.
Réunions et temps d'échanges (formels et informels)
Newsletter interne ou journal interne : une publication régulière pour informer vos membres (pas de diffusion externe)
Affichage : dans vos locaux mais dans les endroits réservés aux équipes (on évite le hall d'accueil de l‘école de musique pour une communication interne)

Comment choisir vos outils ? Quatre critères principaux doivent guider vos choix :

Fonctionnalités : l'outil doit répondre à vos besoins spécifiques (à votre stratégie)
Facilité d'utilisation : l'outil doit être intuitif pour tous
Coût : à noter que de nombreuses solutions gratuites existent et que des aides spécifiques peuvent également être sollicitées
Culture : la culture de votre collectif peut jouer sur le choix des outils (est-on pour ou contre les réseaux sociaux, l'utilisation du téléphone hors horaires ouvrés, le papier...).

Exemple : dans une association régionale, nous avons choisi de travailler la complémentarité entre le téléphone, la messagerie instantanée et le mail en associant chaque support à un degré de réactivité et d'urgence.

Conseil 1 : testez ces outils avec un petit groupe volontaire avant de les déployer à grande échelle et validez le choix des outils avec les personnes concernées : les futurs utilisateurs.

Conseil 2 : créez des "référents communication" dans chaque groupe (administrateurs, salariés, bénévoles...) pour centraliser et diffuser les informations clés. Cela permet de fluidifier les échanges et de s'assurer que personne ne passe à côté d'une information importante, ce sont vos "ambassadeurs internes" à accompagner et remercier régulièrement !

Adopter des pratiques régulières de partage d'information

Un plan d'action clair est inutile si les pratiques ne suivent pas. Il est donc crucial de planifier des moments réguliers pour partager l'information, que ce soit via une réunion hebdomadaire, un point d'information envoyé par mail, un récapitulatif hebdomadaire sur une plateforme dédiée, ou encore une boîte à idées... La régularité est un des meilleurs moyens d'assurer une circulation fluide de l'information et de maintenir tout le monde au même niveau.

Réunions d'équipe courtes : prévoir un rendez-vous régulier (en visio ou en présentiel) pour mettre à jour tout le monde sur les avancées, les retards et les priorités. Ces réunions n'ont pas besoin d'être longues, 15 à 20 minutes suffisent souvent pour clarifier les points essentiels. On peut faire la réunion debout dans le couloir pour éviter les débordements horaires !

Comptes-rendus rapides : à chaque réunion, vous pouvez faire un petit récapitulatif écrit qui est partagé à toute l'équipe. Cela permet à ceux qui n'ont pas pu assister à la réunion de rester informés et d'éviter les pertes d'information.

Conseil : utilisez des outils de planification comme Doodle / framadate ou Google Calendar pour fixer des moments réguliers et éviter les oublis.

Clarifier les rôles et responsabilités sur les outils choisis

Il est essentiel de définir qui est responsable de quoi en matière de circulation de l'information. Cela évite les malentendus et les doublons. Qui gère la création de compte, l'animation du réseau social interne, l'arborescence du drive partagé ?

Les obstacles les plus courants rencontrés dans la mise en place de nouveaux outils ?

Le manque de temps : privilégiez les outils efficaces et organisez votre temps
La résistance au changement : communiquez sur les bénéfices des nouveaux outils et procédez par étapes
Le manque d'accompagnement à la prise en main (on en parle dans le point suivant)
Le manque d'animation des outils : pour chaque outil nommez un responsable.

Exemple : lors de la création d'un intranet dans un centre social, nous avons passé du temps en groupe pour définir qui gère la création des accès, la gestion de l'arborescence (rangement des informations), la mise à jour des contenus, la formation des utilisateurs...

Conseil : vous pouvez créer un plan d'action rédigé « circulation de l'information » : ce document définira les objectifs de communication, les canaux, la fréquence, les responsables...

Former et accompagner l'équipe à l'usage des outils

Même les meilleurs outils ne sont pas efficaces s'ils ne sont pas utilisés correctement. Il est donc important de former les utilisateurs, aussi bien les salariés que les bénévoles, à l'usage des outils que vous aurez choisis. Une mauvaise utilisation des outils peut vite devenir contre-productive.

Exemple : un administrateur qui n'est pas à l'aise avec un outil comme Google Drive risque de ne pas consulter les documents importants ou de ne pas les mettre à jour. Organiser une formation rapide peut éviter ces blocages et assurer que tout le monde sait comment accéder à l'information.

Conseil : proposez des petites sessions de formation en présentiel ou en ligne (visio) pour faciliter l'apprentissage et gardez trace (mode d'emploi, tutoriels, support de présentation). Vous pouvez aussi créer une "foire aux questions (FAQ)" interne avec des réponses aux questions courantes sur l'usage des outils.

Conseil 2 : ritualisez la formation des nouveaux arrivants ainsi que la mise à jour des « compétences » sur les outils (par exemple : une fois par an).

Conclusion

Une circulation de l'information efficace est un atout indispensable dans toute association. Celle-ci repose sur quatre piliers : une compréhension fine des besoins des différents publics, des outils adaptés, une organisation claire et des pratiques régulières.
En vous basant sur cette méthodologie simple, vous pouvez améliorer considérablement la communication interne au sein de votre équipe et renforcer la cohésion de votre groupe.
En veillant à ce que chacun ait accès aux bonnes informations au bon moment, on optimise le travail en équipe, on renforce l'efficacité globale et on participe au bien-être du collectif !

En résumé, pour une communication interne réussie, il est essentiel de :

Identifier les besoins de vos membres
Choisir les bons outils de communication
Définir un plan d'action clair
Favoriser les échanges entre les membres
Adapter la communication aux différents publics
Éviter de surcharger les membres d'informations
Ne pas oublier la communication informelle
Évaluer régulièrement la communication

Une communication interne efficace est un investissement pour votre association. N'hésitez pas à adapter ces conseils à la taille et aux spécificités de votre structure. Enfin, n'oubliez pas que la communication est un processus continu. En étant attentif aux besoins de vos membres et en vous adaptant aux évolutions des outils, vous contribuerez à créer un environnement de travail plus collaboratif et plus stimulant pour tous !

N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30

Vous pouvez également consulter notre article "Organiser la communication dans un collectif" qui peut vous aider pour la rédaction de procédures interne ou encore notre boîte à outils (catégorie communication numérique)

Organiser la communication dans un collectif

anne — 2024-07-11T08:40:47Z

[Juillet 2024]

Cela fait maintenant plus de 8 ans que Un Grain de Sel accompagne les acteurs engagés. Tout au long de ces années, nous avons pu voir combien l'organisation de la communication au quotidien dans un collectif est un enjeu majeur. De nombreuses associations se demandent comment améliorer leur organisation et bien gérer leur communication en prenant en compte leurs ressources disponibles. Voici quelques réflexions et conseils pour vous guider dans vos pratiques.

1. Le préalable : établir une stratégie de communication Claire et la partager

Une stratégie de communication bien définie permet à chaque membre de l'équipe de comprendre les objectifs, les messages clés et les publics cibles. Cela évite les malentendus et assure une cohérence globale dans les communications externes et internes.
Pour savoir comment construire votre stratégie de communication, nous vous invitons à lire l'article de ce blog dédié au sujet.

2. Choisir un mode d'organisation et l'acter par écrit

La communication c'est un sujet sympathique, tout le monde aime cela... Et c'est là où la situation peut devenir compliquée voir ingérable. Là ou peu de monde a envie de donner son avis sur le tableur Excel de suivi de trésorerie, quand il s'agit de choisir le visuel de la carte de vœux, tout le monde à son mot à dire...
Pour que la communication ne devienne pas un sujet de tension en interne (et de conflit avec des prestataires extérieurs) il est primordial de clarifier les rôles et responsabilités de chacun dans le collectif vis à vis de la communication pour bien coordonner la communication.
Une fois les choix faits (au format de votre choix ! En équipe globale ou uniquement le responsable de la communication avec la direction ou encore en commission dédiée...) nous préconisons d'en faire un écrit.
Cette note interne (on vous laisse choisir le titre !) doit être validée par la direction / votre système de gouvernance, être présentée en équipe puis envoyée par la direction / gouvernance à l'ensemble du collectif pour trace (et pouvoir s'y référer régulièrement) . C'est ce document qui fait foi ensuite pour trancher ou gérer d'éventuelles tensions sur la communication.

Voici une proposition de sommaire pour votre future note interne :

Objectifs de la note interne
Importance d'une communication structurée et efficace
Rappel de la stratégie de communication en cours et supports de communication de la structure
Rappel des missions de la fonction communication : rôle et responsabilités
Comment échanger avec le pôle communication (procédure, outils, fréquence)
Équipe communication, reste de l'équipe, bénévoles : qui fait quoi ? À faire pour tous supports/actions récurrentes. Par exemple : pour la newsletter, quel est le rôle de l'équipe et celui du pôle communication (qui donne les contenus, les visuels, qui rédige, met en forme, envoie, etc.)
Support, plan de formation, boîte à outils
Suivi, évaluation de la communication et partage des résultats
Mise à jour de la note et mode de diffusion

3. Mettre en place des outils de gestion de la communication (parfois partagés)

Les outils de gestion de la communication permettent de centraliser les informations, de suivre les échanges, de fédérer l'équipe autour d'enjeux communes et de planifier les actions. Ils facilitent la coordination et assurent que rien n'est oublié. Ils font également le lien entre la stratégie de communication et l'opérationnel. Quelques exemples d'outils utilisés par nos clients et partenaires :

Le calendrier éditorial : permet de planifier les publications à l'avance (souvent pour les réseaux sociaux) pour assurer une régularité et une cohérence dans vos communications (et de la place pour tous !). Il peut être construit sur Excel, Trello, Padlet, Word… en partagé ou non.
Lieu de stockage central des documents : utilisez un outil de réseau interne ou en ligne comme Google Drive, Nextcloud ou autre serveur pour partager et sauvegarder vos documents (le lieu de la version unique et à jour du communiqué de presse par exemple) !
Outils de gestion de projet : des plateformes comme Trello, Asana ou Slack (un réseau social interne) peuvent vous aider à suivre les tâches et à communiquer efficacement au sein de l'équipe.
Création de newsletter ou mailing : utilisez les outils professionnels dédiés (qui ont souvent une version gratuite tout à fait utile) : Brevo (ancien Sendinblue), Mailjet, Mailchimp… les propositions sont nombreuses. Ce sont des outils indispensables pour respecter les standards du web et être certain que vos envois numériques arrivent à bon port !
Modèles de documents : indispensables en communication pour assurer une cohérence globale (notamment visuelle), on peut par exemple utiliser le logiciel Canva (version pro gratuite pour les associations) pour proposer à l'équipe des modèles d'affiches, flyers, publications Instagram, etc.
Outils d'automatisation : pensez à automatiser certaines tâches récurrentes comme l'envoi de newsletters ou la programmation des posts sur les réseaux sociaux.
La boîte à outils communication : un espace partagé où chacun peut retrouver la charte graphique, la stratégie de communication, les modèles de documents, des visuels...

4 règles majeures pour tous ces outils :

On évite la machine à gaz ! Limitez les outils et leur configuration à votre stricte besoin. Si l'outil est trop complexe ou long à remplir, il sera vite abandonné !
La régularité ! C'est un enjeu majeur de la communication qui s'applique également à la mise à jour, l'utilisation et le suivi de ces outils !
Un outil collectif est choisi… en collectif : pour éviter les rejets, fractures numériques ou de valeurs, il est important de choisir ensemble les outils que vous allez utiliser au quotidien.
Pour chaque outil, il faut un responsable/animateur/interlocuteur qui en gère les accès, les mises à jour...

4. Partager les résultats de cette organisation de la communication

Une communication efficace nécessite une évaluation régulière pour identifier ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré. Cela permet d'ajuster les stratégies et de rester aligné avec les objectifs du collectif. Partager les résultats de cette évaluation avec le collectif permet à chacun de voir concrètement les atouts de cette organisation (et parfois d'en accepter les contraintes !).

Nous espérons que ces réflexions et conseils vous seront utiles pour améliorer la gestion de votre communication au sein de votre collectif. N'hésitez pas à nous contacter pour toute question ou pour un accompagnement personnalisé : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30 - www.ungraindesel.fr

Vous pouvez également consulter notre boîte à outils des ressources dédiées au sujet