Le rapport d’activité, votre nouveau support de communication !

Le rapport d’activité est souvent considéré comme une obligation, une formalité à accomplir chaque année pour satisfaire aux attentes de différents publics : financeurs, institutions… Pourtant, ce support de communication oublié a de nombreux atouts !

  • Le rapport d’activité, c’est LE support qui présente l’ensemble de vos activités de façon concrète. Un support important qui permet de présenter l’association et ses activités, de faire un retour sur une année entière, de rassembler au même endroit des indicateurs-clés…
  • Durant sa phase de rédaction, il permet de rassembler l’équipe autour d’un objectif et d’un livrable commun, faites-en une opportunité de collaboration plutôt qu’une tache chronophage et sans saveur ! Écriture collaborative, regards croisés, défi interne (ex : taille maximale des textes…)
  • Le rapport est une base qui permet notamment de mieux piloter les projets futurs en regardant l’efficacité de l’activité écoulée, de l’organisation, des ressources allouées...

Le fond

objectif  : expliquer, rendre des comptes, remercier, fédérer

Sauf cas spécifique, il n’y a pas de règle sur le contenu à aborder dans votre rapport d’activité.
Si vous avez une ou plusieurs conventions d’objectifs avec un partenaire vous pouvez veiller à inclure dans le rapport tout élément qui permet de valoriser la convention et ses résultats

Nos conseils :

  • Commencez par définir la ligne éditoriale du rapport (encore plus si vous êtes plusieurs à le rédiger) : objectif, publics cibles principaux, tonalité, taille du texte, type d’illustration…
  • Ensuite, prenez un instant pour imaginer votre message principal : que souhaitez-vous que le lecteur retienne ?
  • Pensez à choisir des indicateurs que vous allez pouvoir suivre d’une année sur l’autre pour voir ‘l’évolution
  • Évitez d’être trop exhaustif, le plus important ? Clarté, transparence et concision
  • Variez les formats : reportages, interviews, infographies, témoignages, portraits…
  • Imaginez ce que vous pouvez ajouter comme contenu au service de vos objectifs du moment. Exemple : appel à bénévolat, donation, adhésion, financement ? présentation d’un nouvel outil de prise de contact ou teasing sur le futur avec l’annonce d’un nouveau projet en conclusion….
  • Limitez la taille globale du rapport pour qu’il se lise rapidement et / ou prévoyez une synthèse de une à trois pages

NB : si votre association a recours à un commissaire aux comptes, il doit authentifier les informations contenues dans votre rapport d’activité (si vous y abordez la gestion financière de votre association).

La forme

objectif  : vous démarquer, valoriser votre projet et votre image
Aucune règle non plus en la matière sentez-vous libre d’innover !

Nos conseils :

  • Changez le format régulièrement (au moins en partie) tout en visant une forme de continuité pour ne pas « perdre » vos publics
  • Pensez à innover dans le format. Exemple : rapport vidéo, jeu, teasing…
  • Soignez votre mise en page et notamment la couverture
  • Structurez et découpez les contenus en courts blocs qui donnent envie de tout lire
  • Soignez la forme pour donner envie (éviter le A4 noir et blanc)
  • Intégrez le numérique. Par exemple : ajoutez des QR code / flash code qui renvoient vers des articles du site internet, des vidéos...
  • Vous pouvez aussi découper le rapport en plusieurs parties en faire des « épisodes » pour les diffuser sur les réseaux sociaux ou dans votre newsletter…
  • Demandez un retour à des lecteurs pour faire évoluer l’outil !

NB : pour la version « papier » de votre support vous pouvez par exemple utiliser et personnaliser un modèle du logiciel en ligne Canva.

La diffusion

objectif  : avoir un maximum de lecteurs !

Ne négligez pas la diffusion de votre rapport ! Il serait dommage qu’il ne soit lu que par quelques trop rares personnes alors que vous y avez passé beaucoup de temps ! Procédez par étape :

1) l’interne avant l’externe
N’oubliez pas de toujours envoyer d’abord le rapport d’activité aux salariés puis aux bénévoles et aux adhérents. C’est très important, notamment pour les contributeurs.

2) le premier cercle
Il est important de prévoir un envoi personnalisé à vos partenaires sur le terrain, vos financeurs, les institutions avec qui vous avez des liens étroits…

3) le second cercle
Une fois ces deux premières vagues de diffusion passées, vous pouvez partager votre rapport (ou ses éléments-clés) à "tout le monde" via votre site internet ou vos réseaux sociaux par exemple.

Quelques idées originales :

  • BPCE en 2017 a écrit son rapport d’activé avec l’aide d’un romancier pour inventer une intrigue avec deux personnages. Tout au long du « roman » les éléments du rapport ont été partagés.
  • Un « ticket d’or » distribué dans certains rapports d’activité papier donnant accès à un cadeau
  • Un rapport d’activité enregistrée en plusieurs épisodes sous format de podcast (Le Grand Paris)

Des exemples de rapports d’activité :

  • Vidéo Rapport d’activité ADEME 2018
  • Synthèse de rapport (10 pages type magazine avec beaucoup d’illustrations) et vidéo pour les Centres Sociaux !
  • Rapport A4 Max Havelaar France sous forme d’articles avec infographies nombreuses et chiffres clés :

Vous souhaitez vous faire accompagner dans votre réflexion autour de la communication de votre organisation ? Contactez notre cabinet : anne@ungraindesel.fr – 06 23 33 57 30 - www.ungraindesel.fr

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